Widl Microsoft 365 Copilot

Einstieg, Prompts, Best Practices
1. Auflage 2025
ISBN: 978-3-367-10047-7
Verlag: Rheinwerk
Format: EPUB
Kopierschutz: 0 - No protection

E-Book, Deutsch, 367 Seiten

Reihe: Rheinwerk Computing

Das Potenzial generativer KI jetzt direkt in Outlook, Teams, Word & Co. nutzen! Dank des Microsoft 365 Copilot erledigen Sie Ihre täglichen Aufgaben schneller und effizienter. Der KI-Assistent hilft Ihnen, Texte zu verfassen, Präsentationen zu erstellen, Daten zu visualisieren und vieles mehr. Der Microsoft-Insider Markus Widl zeigt anhand praxisnaher Beispiele, wie Sie den Copilot optimal in Ihren Workflow integrieren. Ein unentbehrlicher Praxisleitfaden für alle, die mit Microsoft 365 arbeiten und von der KI-Power des Copiloten profitieren möchten.

Aus dem Inhalt:

• Was kann der Microsoft 365 Copilot und wie funktioniert er?
• Voraussetzungen und Sicherheitsaspekte
• Effektive Prompts formulieren
• Texte mit Word und dem Copilot erstellen und optimieren
• Daten in Excel analysieren und visualisieren
• Präsentationen in PowerPoint entwerfen
• E-Mails in Outlook schreiben und organisieren
• Meetings in Teams produktiver gestalten
• Weitere Dienste wie Loop, Power Automate und Viva

Markus Widl ist Partner Solution Sales Manager bei Microsoft Deutschland. Seine IT-Karriere begann vor über 20 Jahren als Berater, Entwickler und Trainer. Mittlerweile hat er sich auf Microsoft 365 spezialisiert und arbeitet daran, die Arbeitswelt effizienter und verständlicher zu gestalten. Zudem ist er ein anerkannter Autor mehrerer Bücher, darunter Werke zu Microsoft 365, Microsoft Teams und IT-Sicherheit. Vor seiner Tätigkeit bei Microsoft wurde er als Microsoft MVP ausgezeichnet und ist ein gefragter Redner auf bedeutenden Branchenveranstaltungen.

Autoren/Hrsg.

Widl, Markus

Inhaltsverzeichnis

Geleitwort ... 13  Vorwort ... 17

TEIL I  Basiswissen ... 23  1.  Einführung ... 25  1.1 ... Worum handelt es sich bei Microsoft 365 Copilot? ... 28  1.2 ... Wo finden Sie Copilot? ... 37  1.3 ... Welche Anwendungen und Dienste integrieren Copilot? ... 69  1.4 ... Wie arbeitet Copilot? ... 71  1.5 ... Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein? ... 77  1.6 ... Wie sicher ist Copilot? ... 86  1.7 ... Welche Tipps zur Nutzung gibt es? ... 92  1.8 ... So geht es weiter ... 99  2.  Prompts effektiv gestalten ... 101  2.1 ... Was ist ein Prompt? ... 101  2.2 ... Wie ist ein Prompt aufgebaut? ... 106  2.3 ... Welche Tipps gibt es zur Formulierung von Prompts? ... 111  2.4 ... Wie hilft mir Copilot beim Formulieren der Prompts? ... 112  2.5 ... Wo finde ich gute Prompts? ... 113  2.6 ... So geht es weiter ... 124

TEIL II  Anwendungen und Dienste ... 125  3.  Microsoft Word ... 127  3.1 ... Copilot-Integration ... 127  3.2 ... Szenarien ... 133  3.3 ... So geht es weiter ... 152  4.  Microsoft Excel ... 153  4.1 ... Copilot-Integration ... 153  4.2 ... Szenarien ... 157  4.3 ... So geht es weiter ... 167  5.  Microsoft PowerPoint ... 169  5.1 ... Copilot-Integration ... 169  5.2 ... Szenarien ... 176  5.3 ... So geht es weiter ... 185  6.  Microsoft Outlook ... 187  6.1 ... Copilot-Integration ... 187  6.2 ... Szenarien ... 199  6.3 ... So geht es weiter ... 210  7.  Microsoft Teams ... 211  7.1 ... Copilot-Integration ... 211  7.2 ... Szenarien ... 252  7.3 ... So geht es weiter ... 270  8.  Weitere Anwendungen und Dienste ... 271  8.1 ... Microsoft OneDrive for Business ... 271  8.2 ... Microsoft OneNote ... 276  8.3 ... Microsoft Whiteboard ... 278  8.4 ... Microsoft Loop ... 282  8.5 ... Microsoft Forms ... 285  8.6 ... Microsoft Viva Engage ... 289  8.7 ... So geht es weiter ... 291

TEIL III  Sicherheit, Erweiterung und Administration ... 293  9.  Sicherheit und Datenschutz ... 295  9.1 ... Herausforderungen beim KI-Einsatz ... 295  9.2 ... Microsoft 365-Komponenten ... 297  9.3 ... Praxisfragen zu Sicherheit und Datenschutz ... 311  9.4 ... So geht es weiter ... 312

10.  Copilot erweitern ... 313  10.1 ... Agenten, Aktionen und Konnektoren ... 315  10.2 ... Agenten in SharePoint ... 317  10.3 ... Agenten mit Copilot Studio ... 322  10.4 ... So geht es weiter ... 335

11.  Administrationsüberblick ... 337  11.1 ... Microsoft 365 Admin Center ... 337  11.2 ... Microsoft Teams Admin Center ... 350  11.3 ... Berichte und Analysen ... 354  11.4 ... Schlusswort ... 361  Index ... 363

Leseproben

1    Einführung

In diesem Kapitel widmen wir uns einigen grundlegenden Fragestellungen rund um den Einsatz von Microsoft 365 Copilot. Wo ist er integriert? Wo hilft er? Und wo nicht? Wie arbeitet er? Und wie sicher ist das Ganze?

Der immer weiter zunehmende Digitalisierungsgrad hat nicht nur Vorteile: Als Information Worker, die den größten Teil unseres Arbeitsalltags vor einem Bildschirm sitzen, müssen wir regelmäßig die unterschiedlichsten Informationsströme im Blick behalten und mit eigenen Inhalten füllen. Dazu gehören neben den klassischen Kanälen wie dem E-Mail-Postfach, Chats, Unterhaltungen in Teams und dem Intranet auch noch rollen- oder berufsspezifische Kanäle wie Webseiten, Datenbankinhalte, das CRM-System und dergleichen. Daneben müssen wir die vielen Dateien, die von unseren Kolleginnen und Kollegen oder auch von unserem Kundenkreis erstellt werden, im Blick behalten und sie gegebenenfalls kommentieren, ergänzen usw. Und natürlich müssen wir Information Worker typischerweise auch selbst Dateien neu erstellen und verbreiten. Das wiederum gestaltet sich in der Praxis manchmal schwierig, weil umfangreiche Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammengesucht werden müssen oder die Inhalte in einer Sprache aufzubereiten sind, in der man sich weniger sicher fühlt.

Darüber hinaus sind wir ständig auf der Suche nach Informationen – zu einem Produkt, einem Projekt, einem Kunden, einem Mitbewerber oder auch nur zu dem richtigen Ansprechpartner für ein bestimmtes Thema.

Und als Ergänzung kommt dann noch die Meetingkultur dazu. Oft verhält es sich in Unternehmen so, dass wir Mitarbeitenden von morgens bis abends nahtlos von einem Meeting ins nächste springen könnten. Nicht selten sind Meetings dann auch noch parallel gebucht, sodass es uns gar nicht möglich ist, selbst wenn wir wollten, jedes Meeting zu besuchen – geschweige denn, konzentriert und aufmerksam den Inhalten zu folgen. Natürlich könnte man dem nun entgegnen, dass wichtige Meetings ja durchaus auch aufgezeichnet werden können. Doch wer hat schon Zeit, sich stundenlang Aufzeichnungen von Meetings anzusehen?

Abbildung 1.1 illustriert diese Situation recht gut. Zumindest ich fühle mich ab und an in meinem Arbeitsalltag so wie der Herr an seinem Schreibtisch.

Abbildung 1.1     Überforderung (Bild generiert mit Microsoft Designer)

Wäre es in solchen Situationen nicht hilfreich, wenn wir eine Art Assistenten zur Seite gestellt bekämen, der für uns zumindest ein Stück weit zeitfressende Arbeiten erledigen könnte, sodass wir die frei gewordene Zeit für die wirklich wichtigen Dinge aufwenden könnten? Ich denke da beispielsweise an folgende Situationen:

• Meist am Morgen (und besonders nach ein paar Urlaubstagen) müssen die neuen Nachrichten im Posteingang sowie in Teams gesichtet und gelesen werden und es muss eine mögliche Reaktion auf sie priorisiert werden.

• Noch leere Dateien, z. B. Word-Dokumente und PowerPoint-Präsentationen, müssen mit sinnvollen Inhalten gefüllt werden.

• Aus bestehenden Textdokumenten muss eine ansprechende Präsentation erzeugt werden. Oder auch umgekehrt: Zu einer bestehenden Präsentation wird ein Handout in Textform erwartet.

• Eine Unterstützung, wenn nicht sogar ein Coaching, beim Formulieren von E-Mails und anderen Texten wird gebraucht – idealerweise auch noch in einer Sprache, die uns vielleicht nicht so liegt und deren sprachspezifischen Feinheiten wir nicht komplett beherrschen.

• Die Kernaussagen von Dateien und von Meetings, die schon stattgefunden haben, sollen kurz und prägnant präsentiert werden, sodass wir nicht ellenlange Dokumente oder Meetingaufzeichnungen durchgehen müssen.

• Relevante Informationen und Personen sollen schnell und ohne aufwendige manuelle Recherche gefunden werden – egal ob es dabei um öffentliche Dinge geht, die im Internet zu finden sind, ober um unternehmensspezifische Daten.

• Nicht immer beherrschen wir jede Anwendung und jeden Dienst bis ins letzte Detail. Ein Assistent könnte uns beispielsweise bei der Analyse oder der Erweiterung der Daten in einer Excel-Datei helfen, selbst dann, wenn wir nur bedingt mit den Formeln und Funktionen umgehen können.

Diese Punkte sind eine Auswahl der Tätigkeiten, bei denen uns Microsoft 365 Copilot unterstützen kann.

Im weiteren Verlauf verwende ich verkürzt den Begriff Copilot. Bedenken Sie aber immer, dass es im Microsoft-Universum mehr als einen Copilot gibt und dass die diversen Copiloten ihre Anwender bei unterschiedlichen Dingen unterstützen. Dazu gehören beispielsweise:

• Security Copilot: ein Dienst, der Sicherheitsanalysten dabei unterstützt, Bedrohungen schneller zu erkennen und auf sie zu reagieren. Er bietet Einblicke und Automatisierungen, um die Sicherheitslage eines Unternehmens zu verbessern.

• Windows Copilot: ein Assistent, der in Windows 11 integriert ist. Er hilft Benutzern, Fragen in natürlicher Sprache zu beantworten, Inhalte zusammenzufassen, Einstellungen anzupassen, Probleme zu beheben und Aktionen über bevorzugte Apps hinweg auszuführen.

• Power Platform Copilot: ein Tool, das in die Microsoft Power Platform integriert ist und Benutzern hilft, Apps, Automatisierungen und Datenanalysen schneller zu erstellen.

• Dynamics 365 Copilot: Dieser Copilot ist in Dynamics 365 integriert und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Er bietet intelligente Einblicke und Automatisierungen für Bereiche wie Vertrieb, Kundenservice und Marketing.

• GitHub Copilot: ein Tool für Softwareentwickler, das Code-Vervollständigungen und -Vorschläge direkt in der Entwicklungsumgebung bietet. Es nutzt maschinelles Lernen, um den Programmierprozess zu beschleunigen und zu verbessern.

Darüber hinaus wird der Begriff Copilot – je nach verwendeter Quelle – auch einfach für intelligente Assistenten verwendet, die generative KI und große Sprachmodelle nutzen, um Menschen bei komplexen kognitiven Aufgaben zu unterstützen.

Doch nun genug der Vorrede. Sehen wir uns Microsoft 365 Copilot nun genauer an.

1.1    Worum handelt es sich bei Microsoft 365 Copilot?

Copilot ist einer der jüngsten Dienste innerhalb von Microsoft 365 und ergänzt die dort enthaltenen Dienste und Anwendungen um zusätzliche Funktionen, die besonders Information Worker bei ihren täglichen Aufgaben und Herausforderungen unterstützen sollen.

Wichtig ist dabei die Betonung auf dem Co von Copilot, denn es handelt sich bei diesem Dienst nicht um einen Autopiloten. Copilot wird beispielsweise nicht automatisch Ihren Posteingang überwachen und selbstständig Antworten auf die E-Mails verschicken (zumindest solange Sie keine Automatisierung dafür eingerichtet haben). Auch kann er nicht stellvertretend für Sie an Meetings teilnehmen und sich dort rege an der Diskussion beteiligen. Copilot steht Ihnen jedoch wie ein neuer Mitarbeiter zur Verfügung, den Sie zur Unterstützung rufen können, wenn Sie ihn benötigen. Sie selbst bestimmen aber jederzeit, was mit den Ergebnissen einer Copilot-Anfrage passiert – beispielsweise ob Sie einen generierten Text eines Dokuments oder einer E-Mail so übernehmen, wie er geliefert wurde, oder diesen anpassen, umschreiben oder auch komplett verwerfen. Und wie oft bei neuen Mitarbeitern benötigen diese detaillierte Anweisungen, damit sie die übertragene Aufgabe auch möglichst genau und wie gewünscht erledigen können.

1.1.1    Assistenzfunktionen

Letztendlich unterstützt Copilot insbesondere in fünf Bereichen:

• Mehr Produktivität

  Routineaufgaben werden für uns Menschen einfacher. Beispielsweise wenn es um die Arbeit mit großen Datenmengen geht, um unsere E-Mails und Teams-Nachrichten, um große Dokumente, die Informationen aus Meetings etc.

  Abbildung 1.2 zeigt ein Beispiel.

• Höhere Kreativität

  Kennen Sie auch die »Angst vor dem leeren Blatt«? Zumindest mir geht es so, dass ich deutlich schneller vorankomme, wenn ich beispielsweise schon die Grundzüge eines Dokuments oder einer Präsentation vor mir sehe, auf denen ich aufbauen kann. Auch beim Brainstorming ist es oft einfacher, wenn es bereits die ersten Impulse gibt, um diese dann durch eigene Ideen zu erweitern.

  Abbildung 1.3 zeigt als Beispiel die Whiteboard-App mit Vorschlägen von Copilot.

  Abbildung 1.2     Copilot erstellt in Sekunden Zusammenfassungen auch umfangreicher Dokumente.

  ...

Über Autor(innen)

Widl, Markus
Markus Widl ist Partner Solution Sales Manager bei Microsoft Deutschland. Seine IT-Karriere begann vor über 20 Jahren als Berater, Entwickler und Trainer. Mittlerweile hat er sich auf Microsoft 365 spezialisiert und arbeitet daran, die Arbeitswelt effizienter und verständlicher zu gestalten. Zudem ist er ein anerkannter Autor mehrerer Bücher, darunter Werke zu Microsoft 365, Microsoft Teams und IT-Sicherheit. Vor seiner Tätigkeit bei Microsoft wurde er als Microsoft MVP ausgezeichnet und ist ein gefragter Redner auf bedeutenden Branchenveranstaltungen.