E-Book, Deutsch, 208 Seiten, EPUB
Reihe: Duden - Ratgeber
Teamarbeit fördern, effektiv arbeiten, kreativ werden
E-Book, Deutsch, 208 Seiten, EPUB
Reihe: Duden - Ratgeber
ISBN: 978-3-411-91391-6
Verlag: Duden ein Imprint von Cornelsen Verlag GmbH
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark
Autoren/Hrsg.
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Gerade im Homeoffice rückt der eigene Schreibtisch beziehungsweise der eigene digitale Arbeitsbereich stark in den Fokus. Viele Prozesse laufen hier zusammen, was Ihre Tätigkeit sehr komplex und anspruchsvoll macht. Es geht darum, den Informationsfluss rund um Ihren Schreibtisch zu steuern und im Fluss zu halten. Dabei helfen Ihnen die Bürowerkzeuge Terminkalender, Aufgabenliste, Wiedervorlage und Arbeitsplatzablage. Durch digitale Tools lassen sich viele Prozesse einfacher gestalten. Bevor Sie sich aber für eine App entscheiden, sollten Sie mehrere Tools eine Weile im Probeabo oder kostenlos nutzen, um herauszufinden, welche die passenden Funktionen für Ihre Tätigkeiten haben. Eine funktionierende Selbstorganisation ist ein gutes Fundament für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team. 2.1Ordnung auf Ihrem Schreibtisch und Ihrem Desktop
Schaffen Sie zuerst Ordnung auf Ihrem Schreibtisch. Eine gute Orientierung bieten die Regeln nach der aus der Produktion bekannten 5-A-Methode. Die 5-A-Methode umfasst 5 Schritte: 1. Aussortieren unnötiger Dinge 2. Aufräumen nach Plan 3. Arbeitsplatz sauber halten 4. Anordnung zur Regel machen 5. Alle Punkte einhalten und ständig verbessern Schreibtischordnung »Ordnung ist das halbe Leben!« Diesen Satz assoziieren Sie vielleicht mit gemischten Gefühlen. Übertragen auf unser analoges und digitales Leben kann Ordnung dazu beitragen, den Überblick zu bewahren und sich zu motivieren. Zunächst zeige ich Ihnen, wie Sie an Ihrem Arbeitsplatz Ordnung halten. Nicht selten kommt es vor, dass auf dem Schreibtisch Chaos herrscht. Obwohl wir beruflich sehr viele Prozesse digital bearbeiten, liegen immer wieder Papierdokumente und andere Gegenstände, die vielleicht noch gebraucht werden, herum. Halten Sie in Ihrem Arbeitsbereich Ordnung. Dazu gehört vor allem, dass alle Bürowerkzeuge einen festen Platz haben und Ihre Schreibtischplatte weitgehend leer bleibt. Nur die Unterlagen, die Sie gerade für die jeweilige Tätigkeit brauchen, sollten sich darauf befinden. Alles andere wird im Schreibtisch, in Rollcontainern oder Regalen untergebracht. Alle haben eine andere Vorstellung von Ordnung. Gestalten Sie Ihren Arbeitsbereich zu Hause im Homeoffice oder im Büro nach Ihren Bedürfnissen. Sie müssen sich wohlfühlen und wenn Ihnen das gelingt, sind Sie für den Start in den Arbeitstag motiviert. Aussortieren unnötiger Dinge. Beim Aussortieren ist ein kritischer Blick nötig. Alles, was Sie nicht mehr brauchen, legen Sie weg. Es gibt viele Dinge, die sich im Laufe der Zeit in Schubladen, Schränken und Regalen ansammeln. Für Dinge, von denen Sie sich überhaupt nicht trennen können, stellen Sie einen Karton bereit. Nutzen Sie ihn als Zwischenlager. Kleben Sie auf den Karton eine Liste mit den Gegenständen, die sich darin befinden. Legen Sie ein Datum fest, an dem der Inhalt vernichtet/verschenkt werden kann, falls Sie diese bis dahin nicht mehr gebraucht haben. Tragen Sie diesen Termin in Ihren Terminkalender ein. Aufräumen nach Plan. Die übrig gebliebenen Gegenstände ordnen Sie sinnvoll und ergonomisch an. Das, was Sie häufig brauchen, sollten Sie in direkter Reichweite auf und um den Schreibtisch unterbringen. Auf dem Schreibtisch liegen nur noch die Dinge, die für die tägliche Arbeit erforderlich sind. Das sind in der Regel PC, Bildschirm(e), Tastatur, Maus, Smartphone, Tablet u. Ä. Jeder Gegenstand hat seinen festen Platz. Für die ruhigen Arbeitsphasen bestimmen Sie für Ihr ausgeschaltetes Smartphone einen Platz außer Sichtweite. Büroutensilien wie Locher, Hefter, Entklammerer, Klebeabroller, Klebestift, Schere und Korrekturlack bewahren Sie nicht auf dem Schreibtisch, sondern im Schreibtisch am besten in einer mit Schaumstoff ausgelegten Ablageschale auf. Schneiden Sie für die jeweiligen Gegenstände eine Aussparung in den Schaumstoff, dann sehen Sie sofort, wenn etwas fehlt. Papierakten, die Sie ständig brauchen, befinden sich einheitlich beschriftet in der Hängeregistratur Ihres Schreibtisches. Ordner, die Sie seltener brauchen, aber die für Ihre tägliche Arbeit notwendig sind, befinden sich nach einem einheitlichen System (siehe S. 56) beschriftetet und geordnet im Schrank. Arbeitsplatz sauber halten. Stapel auf dem Boden, zugestellte Fensterbänke, gebrauchte Tassen, zugeklebte Bildschirme können sehr belastend wirken – nicht nur optisch. Räumen Sie regelmäßig auf und reinigen Sie Schreibtisch, Schubladen, Schränke, Regale, Bürogeräte u. Ä. Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob Ihr Arbeitsplatz Ihren Vorstellungen entspricht. Denken Sie auch daran, Ihren Arbeitsbereich nach Ihrem Geschmack – nicht übertrieben – mit schönen Accessoires auszustatten. Anordnung zur Regel machen. Alles hat seinen festgelegten Platz und die Regeln werden eingehalten. Brauchen Sie den Klebestift, dann legen Sie ihn nach Gebrauch wieder an die vorgesehene Stelle zurück. Feste Plätze für Arbeitsmittel reduzieren Suchzeiten und Stress. Alle Punkte einhalten und ständig verbessern. Geht es etwas hektischer zu, dann schleichen sich gerne wieder die alten Fehler und Versäumnisse ein. Seien Sie vorsichtig: Die Gefahr, wieder in die alte Routine zurückzufallen, ist groß. Nur durch ständige Übung können Sie die neue Routine festigen. Halten Sie durch und versuchen Sie auch, den erreichten Stand kontinuierlich zu verbessern. Die Clean-Desk-Policy, die Sie vielleicht in Ihrem Unternehmen umsetzen, sollten Sie auch zu Hause praktizieren. So bekommen Sie schon morgens ein Gefühl von Klarheit. Desktopordnung Der zweite Blick zu Beginn Ihres Arbeitstages fällt auf Ihren Desktop. Nachdem Sie Ihren Schreibtisch ordentlich aufgeräumt haben, betrachten Sie Ihren Bildschirm kritisch. Kleben rund um den Bildschirm Notizzettel? Befinden sich sich auf Ihrem Desktop Dateien, die Sie irgendwann einmal heruntergeladen haben, lesen oder bearbeiten wollen? All das lenkt Sie ab und raubt Ihnen, schon bevor Sie mit Ihrer Arbeit beginnen, Energie. Halten Sie deshalb auch auf Ihrem Desktop Ordnung. Wenden Sie auch hier die 5-A-Methode an: Aussortieren unnötiger Dateien und Ordner. Sichten und löschen Sie die Dateien und Ordner, die Sie nicht mehr brauchen. Aufräumen nach Plan. Ordnen Sie alle Informationen, die noch gebraucht werden oder die einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen, in die Verzeichnisse der Ordnerstruktur Ihres persönlichen oder betrieblichen Bereichs. Sie sollten die Dateien/Ordner nach der festgelegten Namensregelung (siehe S. 57) umbenennen. Wenn Sie diesen Prozess zu einem auf später festgelegten Zeitpunkt durchführen möchten, legen Sie alles, was sich auf Ihrem Desktop angesammelt hat, in einen Ordner mit dem Namen »Desktop-Archiv-20..-00-00«. Ihr Desktop ist mit wenigen Klicks aufgeräumt. Schieben Sie ab diesem Zeitpunkt keine Dateien mehr in dieses Archiv! Desktop sauber halten. Ordnen Sie die Programme (z. B. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation, Dateiablage), die Sie häufig brauchen, auf Ihrer Taskleiste an. Richten Sie sich einen motivierenden Hintergrund ein. Das kann ein eigenes gestaltetes, motivierendes Bild sein oder ein fertiges Hintergrundbild. Wenn Sie Ihren Bildschirm häufig teilen, ist es besser, einen neutralen Hintergrund zu wählen. Anordnung zur Regel machen. Legen Sie auf dem Desktop nur die Dateien ab, die Sie auch tatsächlich an diesem Arbeitstag brauchen. Alles andere liegt in Ihrer persönlichen oder betrieblichen Ordnerstruktur. Alle Punkte einhalten und ständig verbessern. Im Laufe der Zeit merken Sie, dass Sie noch einiges verbessern können. Am Ende eines Arbeitstages sollte Ihr Desktop frei von Ordnern und Dokumenten sein. Schaffen Sie auch Ordnung auf Ihrem Smartphone und Tablet. Löschen Sie Apps, die Sie nicht brauchen und fassen Sie die relevanten Apps in thematischen Gruppen (z. B. Notizen, Gesundheit, Lesen und Hören) zusammen. 2.2Termine planen
Die Termin- und Aufgabenverwaltung ist eine der wichtigsten Tätigkeiten im Büro. Digital gibt es unzählige Apps, die mit vielen praktischen Funktionen ausgestattet sind. Je nach Vorliebe können Sie für Ihren persönlichen Bereich auch Papierkalender mit unterschiedlichen Einteilungen für die Termin- und Aufgabenverwaltung nutzen. Arbeiten Sie in einem oder mehreren Teams zusammen, ist ein digitales Termin- und Aufgabenmanagement zwingend notwendig. ...
