E-Book, Deutsch, 436 Seiten, E-Book
Reihe: Haufe Fachbuch
Schustereit / Welscher Arbeitszeugnisse für den öffentlichen Dienst
4. Auflage 2021
ISBN: 978-3-648-15358-1
Verlag: Haufe
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark
Grundlagen, Musterzeugnisse, Personalbeurteilung
E-Book, Deutsch, 436 Seiten, E-Book
Reihe: Haufe Fachbuch
ISBN: 978-3-648-15358-1
Verlag: Haufe
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark
Rechtsanwältin Sonja Schustereit ist Gründerin und Geschäftsführerin der HR Beratung Schustereit & von der Linde. Sie ist seit über 10 Jahren als Beraterin, Trainerin und Coach in den Schwerpunkten Management Diagnostics & Development tätig.
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4 So gehen Sie bei der Zeugniserstellung vor
Zusammenfassung
In diesem Kapitel befassen wir uns mit der Planung der Zeugniserstellung. Hier erhalten Sie Antworten auf folgende Fragen:
- Wer muss wann was tun?
- Was muss für die Erstellung eines Arbeitszeugnisses veranlasst werden?
- Welche Stellen sind für welche Arbeitsschritte zuständig?
- Bis wann sollten die einzelnen Schritte ausgeführt werden?
Im zweiten Abschnitt dieses Kapitels stellen wir Ihnen einen Ablaufplan vor, mit dessen Hilfe Sie das Erstellen von Zeugnissen leicht im Voraus planen und koordinieren können. Vorher wollen wir jedoch noch kurz auf die verschiedenen an der Zeugniserstellung beteiligten Stellen eingehen.
4.1 Die beteiligten Stellen im Überblick
Die Personalabteilung (bzw. die Personalreferentin oder der Personalreferent)
Die Personalabteilung ist die Schaltstelle der Zeugniserstellung. Von hier aus wird der gesamte Ablauf koordiniert. Die Personalabteilung fordert die für das Zeugnis notwendigen Daten von den zuständigen Stellen an. Hierzu teilt sie die notwendigen Arbeitsmittel (Bewertungsbögen, Checklisten etc.) aus.
TIPP: RECHTZEITIGER DATENEINGANG
Achten Sie darauf, dass fehlende Daten zum richtigen Zeitpunkt eingehen.
Der Fachvorgesetzte
Der Fachvorgesetzte ist der direkte Vorgesetzte des Mitarbeiters. Er ist insbesondere zur Zusammenstellung der Tätigkeitsbeschreibung und zur Bewertung der Leistung des Mitarbeiters in den Prozess der Zeugniserstellung einzubeziehen.
Der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin
Der Mitarbeiter ist insofern an der Zeugniserstellung beteiligt, als er dazu berechtigt ist, das Zeugnis durchzusehen und eventuelle Änderungswünsche anzumelden.
TIPP: BESPRECHEN SIE DEN ENDGÜLTIGEN ZEUGNISENTWURF MIT IHREM MITARBEITER
Sie müssen den Mitarbeiter übrigens nicht so weit in die Zeugniserstellung mit einbeziehen, dass Sie einen eigenen Zeugnisentwurf von ihm berücksichtigen. Ein Zeugnisentwurf des Mitarbeiters kann die eigentliche Zeugniserstellung durchaus erschweren. Es besteht nämlich die Gefahr, dass Sie während der Zeugniserstellung feststellen, dass sich die Sichtweisen der einzelnen Beteiligten nicht decken. Außerdem stellen die Mitarbeiter die einzelnen Themen in ihren Zeugnisentwürfen oft zu umfangreich dar oder gewichten falsch. Dann stehen Sie vor dem Problem, dass Sie sich noch einmal mit dem Zeugnis befassen müssen. Wegen der umfangreichen Probleme, die sich nach der Erteilung eines Zeugnisses ergeben können (bis hin zu Gerichtsverfahren), sollten Sie den Mitarbeiter zumindest so weit in den Prozess der Zeugniserstellung einbeziehen, dass Sie den endgültigen Entwurf des Zeugnisses mit ihm besprechen. So können Sie Streitigkeiten und das nochmalige Ausstellen eines Zeugnisses wegen kleinerer Korrekturen, eventueller Missverständnisse oder Unstimmigkeiten vermeiden.
Der Unterschriftsberechtigte
Dem Unterschriftsberechtigten müssen Sie das endgültige Zeugnis zur Unterschrift vorlegen. Selbstverständlich kann es sein, dass der Unterschriftsberechtigte noch einige Korrekturen wünscht. Es ist deshalb ratsam, ihm zunächst den Entwurf des endgültigen Zeugnisses zuzusenden und um seine Zustimmung zu bitten. Die eigentliche Aufgabe des Unterschriftsberechtigten ist und bleibt aber das Unterschreiben des endgültigen Zeugnisses.
4.2 Zeitplanung mit dem Ablaufplan
Sie sollten dem Mitarbeiter das Arbeitszeugnis möglichst am letzten Arbeitstag übergeben. Da das Zeugnis etliche Stationen durchläuft, bis es in seiner endgültigen Fassung vorliegt, verstreicht die Zeit von der Trennungsentscheidung bis zum letzten Arbeitstag wie im Fluge. Achten Sie also darauf, dass Sie mit dem Prozess der Zeugniserstellung möglichst direkt nach der Trennungsentscheidung beginnen. Um Ihnen einige Anhaltspunkte hinsichtlich der Zeitplanung zu geben, stellen wir Ihnen im Folgenden einen Ablaufplan vor. Er soll Sie beim Erstellen Ihrer Arbeitszeugnisse unterstützen, indem er Sie daran erinnert, wann welche Aufgaben anstehen und wem sie zufallen.
| Erstellung des Zeugnisses für: |
| Verantwortlich in der Personalabteilung ist: |
| Fachvorgesetzter ist: |
| Unterschriftsberechtigter ist: |
| Was ist zu tun? | Wer macht es? | Konkret ist zu tun: | Bis wann? | o.k.? |
| 1. | Kündigung des Mitarbeiters | Arbeitgeber | Schriftliche Mitteilung durch Geschäftsführung bzw. Fachvorgesetzten an den Mitarbeiter |
| Mitarbeiter | Mitteilung des Mitarbeiters an Vorgesetzten oder Personalabteilung |
| 2. | Verlangen eines Zwischen- bzw. Endzeugnisses | Mitarbeiter | Verlangen gegenüber Vorgesetztem oder Personalabteilung | Sofort |
| 3. | Wie ist der Informationsstand für die Zeugniserstellung? | Personalabteilung | Welche Informationen liegen vor? In der
| Sofort |
| Erstellung einer Über- sicht mit den Punkten, zu denen noch Informationen fehlen anhand der Checkliste »Inhalt des Arbeitszeugnisses« | Sofort |
| 4. | Anforderung fehlender Informationen für Zeugniserstellung | Personalabteilung | An Fachvorgesetzten
| Sofort |
| 5. | Zusammenstellung fehlender Informationen für die Personalabteilung | Fachvorgesetzter | Übermittlung der fehlenden Informationen an Personalabteilung | Sofort |
| 6. | Ggf. Erinnerung an Fachvorgesetzten wegen Zuarbeit bei fehlenden Informationen | Personalabteilung | Erinnerung und Fristsetzung | (Termin eintragen) |
| 7. | Bitte an Mit- arbeiter, einen Zeugnisentwurf zu verfassen | Personalabteilung | An Mitarbeiter
| (Termin eintragen) |
| oder Erstellung eines ersten Zeugnisentwurfs | Personalabteilung | Abstimmung des ersten Zeugnisentwurfes mit Fachvorgesetzten; ggf. Überarbeitung | 3 Wochen vor Beendigungstermin |
| 8. | Besprechung des Zeugnisentwurfs mit dem Mitarbeiter | Personalabteilung Mitarbeiter | Besprechung des Zeugnisentwurfs mit dem Mitarbeiter und Abschlussgespräch anhand des Interviewleitfadens | 2 Wochen vor Beendigungstermin |
| Gemeinsame Durchsicht der Checkliste »Alles außer Zeugnis« |
| Ggf. Änderungen des Zeugnisentwurfs nach Rücksprache mit Fachvorgesetzten |
| 9. | Übermittlung des Zeugnisentwurfs an die Unterschriftsberechtigten zur Durchsicht | Personalabteilung | Besprechung des Zeugnisentwurfs mit Unterschriftsberechtigten | 1 Woche vor Beendigungstermin |
| 10. | Rückgabe der Endfassung des Zeugnisses an die Personalabteilung zur Ausfertigung | Unterschriftsberechtigter | Mitteilung von Änderungswünschen für die Endfassung des Zeugnisses | Sofort |
| 11. | Ausfertigung des Zeugnisses | Personalabteilung | Ausdrucken des Zeugnisses auf Firmenpapier. | Sofort |
| Prüfen der Form des Zeugnisses |
| 12. | Unterzeichnung des Zeugnisses | Geschäftsführung/Unterschriftsberechtigter | Unterzeichnung und Rückgabe an Personalabteilung | 2 Tage vor dem Beendigungstag |
| 13. | Aushändigung des Zeugnisses zusammen mit den anderen Arbeitspapieren an den Mitarbeiter | Personalabteilung | Übergabe der Dokumente/Arbeitspapiere gegen Empfangsbestätigung | Am letzten Tag des... |
