Schels / Seidel Projektmanagement mit Excel

Projekte planen, überwachen und steuern
1. Auflage 2014
ISBN: 978-3-446-44006-7
Verlag: Carl Hanser
Format: PDF
Kopierschutz: 1 - PDF Watermark

E-Book, Deutsch, 332 Seiten

PROJEKTMANAGEMENT MIT EXCEL //- Projekte planen und steuern mit Excel- Mit Praxisbeispiel, Schritt für Schritt aufgebaut- Termine, Kosten und Ressourcen im Griff- Nützliche VBA-Makros für ProjektmanagerProjekte planen, überwachen und steuern – das geht auch mit Excel. Ignatz Schels und Prof. Dr. Uwe M. Seidel sind erfahrene Projektmanager und Projektcontroller. Sie zeigen Ihnen, wie Sie das Kalkulationsprogramm von Microsoft für effizientes Projektmanagement nutzen können. Hier üben Sie an einem realen Projekt: Sie erstellen Checklisten, Projektstrukturen und Kostenpläne, überwachen Termine und Budgets und dokumentieren mit Infografiken und Diagrammen. Sie lernen mit den beiden Autoren die besten Funktionen und die wichtigsten Analysewerkzeuge von Excel kennen und Sie programmieren Ihre ersten Makros mit der Makrosprache VBA. Projektmanagement mit Excel – probieren Sie es aus, es funktioniert!AUS DEM INHALT // Grundlagen des Projektmanagements und -controllings // Projektteam und Projektziele // Projektumfeld und Stakeholder // Projektstruktur-, Termin- und Kostenpläne // Ressourcenverwaltung mit Tabellen und Datenbanken // Kosten- und Terminsteuerung mit der Earned Value Analyse // Projektberichtswesen mit integrierten Diagrammen // Risikomanagement // Excel-Praxis: die wichtigsten Funktionen und Werkzeuge // Einführung in die Makroprogrammierung mit VBA

Autoren/Hrsg.

Schels, Ignatz

Seidel, Uwe M.

Fachgebiete

• Wirtschaftswissenschaften Betriebswirtschaft Management Projektmanagement
• Mathematik | Informatik EDV | Informatik Business Application Tabellenkalkulation Microsoft Excel

Inhaltsverzeichnis

1;Projektmanagement mit Excel;4
2;Inhalt;7
3;Vorwort;13
4;Die Autoren;15
5;1 Notwendigkeit eines Projektmanagements/-controlling;17
6;2 Grundlagen des Projektmanagements und -controlling;19
6.1;2.1 Grundlegende Begriffe;19
6.1.1;2.1.1 Projekt;19
6.1.1.1;2.1.1.1 Definition nach DIN 69 901;19
6.1.1.2;2.1.1.2 Excel-Praxis: Checkliste Projektmerkmale;20
6.1.2;2.1.2 Produkt;21
6.1.3;2.1.3 Prozess;21
6.1.4;2.1.4 Projektmanagement;22
6.2;2.2 Projektcharakteristika;22
6.3;2.3 Abgrenzung von Projektmanagement und Projektcontrolling;25
6.3.1;2.3.1 Management;25
6.3.2;2.3.2 Controlling;26
6.3.3;2.3.3 Zusammenspiel von Manager und Controller;26
6.3.4;2.3.4 Rollenverständnis des Controllers;27
6.3.5;2.3.5 Anforderungen an den Projektleiter und den Projektcontroller;28
6.4;2.4 Projektmanagementregelkreis;30
6.5;2.5 Projektmanagementwörterbuch Deutsch – Englisch;31
6.6;2.6 Projektbeispiel „Bau eines Golfplatzes“;33
6.6.1;2.6.1 Auftragnehmer und Projektleiter;34
6.6.2;2.6.2 Projektauftrag „Golfplatz Alte Mühle“;34
6.6.3;2.6.3 Projektprüfung;35
6.6.4;2.6.4 Gelände- und Umfeldanalyse;37
6.6.5;2.6.5 Machbarkeitsstudie;37
6.7;2.7 Phasen eines Projektablaufs im ­Überblick;38
7;3 Phase 1: Projektdefinition;41
7.1;3.1 Projektgründung;41
7.1.1;3.1.1 Projektantrag und Projektauftrag;41
7.1.2;3.1.2 Excel-Praxis: Projektauftrag;42
7.2;3.2 Definition des Projektziels;44
7.2.1;3.2.1 Begriff „Projektziel“;44
7.2.2;3.2.2 Arten von Projektzielen;46
7.2.3;3.2.3 Konkretisierung von Projektzielen;46
7.2.4;3.2.4 Excel-Praxis: Zielformulierung nach der SMART-Methode;47
7.2.5;3.2.5 Excel-Praxis: Zielbeziehungen und Zielkonflikte;48
7.2.6;3.2.6 Excel-Praxis: Zielpräferenzmatrix;51
7.2.7;3.2.7 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Zieldefinition;54
7.2.7.1;3.2.7.1 Muss-, Soll- und Kann-Ziele;55
7.2.7.2;3.2.7.2 Ergebnisziele und Vorgehensziele;55
7.3;3.3 Änderungsverfahren (Change Request);58
7.4;3.4 Projektumfeld- und Wirtschaftlichkeitsanalyse;59
7.4.1;3.4.1 Projektumfeld- und Stakeholder-Analyse;59
7.4.1.1;3.4.1.1 Umfeld-Monitoring;60
7.4.1.2;3.4.1.2 Stakeholder-Analyse;60
7.4.2;3.4.2 Excel-Praxis: Formular Betroffenheitsanalyse;62
7.4.2.1;3.4.2.1 Formularelemente;63
7.4.2.2;3.4.2.2 Bedingungsformate;65
7.4.3;3.4.3 Excel-Praxis: Formular Stärken-Schwächen-Analyse;65
7.4.4;3.4.4 Excel-Praxis: Kraftfeldanalyse;66
7.4.5;3.4.5 Excel-Praxis: Stakeholder-Analyse mit integriertem Stärken-Schwächen-Profil;67
7.4.6;3.4.6 Excel-Praxis: Portfoliodiagramm;72
7.4.7;3.4.7 Methoden der Wirtschaftlichkeitsanalyse;73
7.5;3.5 Projektorganisation;74
7.5.1;3.5.1 Lenkungsausschuss;75
7.5.2;3.5.2 Projektteam;76
7.5.3;3.5.3 Projektleitung;78
7.5.4;3.5.4 Excel-Praxis: Checkliste IT zur Kommunikation im Projektteam;78
7.5.5;3.5.5 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Projektteamtabelle;80
7.5.6;3.5.6 Excel-Praxis: Projektteamorganigramm mit SmartArt;80
7.5.6.1;3.5.6.1 Organigramm mit Zellverknüpfungen;82
7.5.6.2;3.5.6.2 Organigramm mit verknüpften Zellinhalten;82
7.5.6.3;3.5.6.3 Verknüpfung von Zellen mit Kästchen;82
7.6;3.6 Prozessorganisation;84
7.6.1;3.6.1 Arten von Phasen- bzw. Vorgehensmodellen;84
7.6.2;3.6.2 Meilensteine im Phasenmodell;88
8;4 Phase 2: Projektplanung;91
8.1;4.1 Strukturplanung;91
8.1.1;4.1.1 Projektstrukturplan (PSP);91
8.1.2;4.1.2 PSP-Typen;93
8.1.3;4.1.3 Arbeitspaket;95
8.1.4;4.1.4 Excel-Praxis: Arbeitspaketbeschreibung;96
8.1.5;4.1.5 Excel-Praxis: Checkliste Projektstrukturplanung;98
8.1.6;nach Schulz-Wimmer;98
8.1.7;4.1.6 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Integration von Phasenmodell, Meilensteinplan und Projektstrukturplan;99
8.1.7.1;4.1.6.1 Excel-Praxis: Phasen- bzw. Vorgehensmodell;99
8.1.7.2;4.1.6.2 Excel-Praxis: Projektsteuerung mit Makros und Schaltflächen;103
8.1.7.3;4.1.6.3 Excel-Praxis: Meilensteinplan;108
8.1.7.4;4.1.6.4 Excel-Praxis: Detaillierung der Projektphasen;109
8.1.7.5;4.1.6.5 Excel-Praxis: Phasenplan und Meilensteinplan;116
8.1.7.6;4.1.6.6 Excel-Praxis: Tipps und Tricks für den gegliederten Projektstrukturplan;120
8.1.8;4.1.7 Einbindung des Projekts in das Rechnungswesen;121
8.2;4.2 Aufwandsschätzung bzw. -planung;122
8.2.1;4.2.1 Basis für die Ressourcenplanung;122
8.2.2;4.2.2 Excel-Praxis: kombinierte Aufwandschätzung und Kapazitätsplanung;123
8.2.2.1;4.2.2.1 Planung der Kapazitäten;124
8.2.2.2;4.2.2.2 Bedingungsformate;127
8.2.3;4.2.3 Excel-Praxis: Balkendiagramm zur Kapazitätsplanung;128
8.3;4.3 Termin- und Ablaufplanung;128
8.3.1;4.3.1 Terminziele als Basis für die Terminplanung;129
8.3.2;4.3.2 Darstellung und Verfolgung von Terminen;129
8.3.3;4.3.3 Excel-Praxis: Balkendiagramm (GANTT-Chart);131
8.3.4;4.3.4 Grundlagen der Netzplantechnik;134
8.3.4.1;4.3.4.1 Grundelemente;135
8.3.4.2;4.3.4.2 Netzplanarten;135
8.3.4.3;4.3.4.3 Anordnungsbeziehungen;137
8.3.4.4;4.3.4.4 Vorwärts- und Rückwärtsrechnung;139
8.3.4.5;4.3.4.5 Nutzen und Grenzen der Netzplantechnik;140
8.3.5;4.3.5 Excel-Praxis: Netzplandiagramm PERT;140
8.3.6;4.3.6 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Termin- und Ablaufplanung;141
8.3.6.1;4.3.6.1 Berechnung der Vorgangsdauer;142
8.3.6.2;4.3.6.2 Berechnung der Projekttage und Ausschließen der Feiertage;144
8.3.6.3;4.3.6.3 Festlegen des Projektbeginns in der ProjektINFO;148
8.3.6.4;4.3.6.4 Kalendermakro für den Projektstrukturplan;149
8.3.6.5;4.3.6.5 Terminplanung;151
8.3.6.6;4.3.6.6 Berechnung der Kalenderwoche;153
8.3.6.7;4.3.6.7 Bedingte Formatierung für die Gantt-Balken;154
8.3.6.8;4.3.6.8 Makros für die Zeitachsensteuerung;156
8.3.6.9;4.3.6.9 Terminauswertungen in der ProjektINFO;158
8.3.6.10;4.3.6.10 Datenbankauswertungen;159
8.3.7;4.3.7 Excel-Praxis: Checkliste Termin- und Ablaufplanung;160
8.4;4.4 Einsatzmittel- bzw. Ressourcenplanung;161
8.4.1;4.4.2 Excel-Praxis: Urlaubs- und Abwesenheitsplanung;162
8.4.1.1;4.4.2.1 Mitarbeiterliste;163
8.4.1.2;4.4.2.2 Urlaubs- und Abwesenheitsübersicht;164
8.4.1.3;4.4.2.3 Verfügbarkeit prüfen per Abwesenheitsdiagramm;169
8.4.2;4.4.3 Excel-Praxis: Ressourcenmanagement mit Datenbanken und ODBC;172
8.4.3;4.4.4 Access-Praxis: Access-Datenbanken für Ressourcen;173
8.4.3.1;4.4.4.1 Export der Excel-Tabellen nach Access;173
8.4.3.2;4.4.4.2 Verknüpfung der Excel-Tabellen in Access;176
8.4.3.3;4.4.4.3 Abfragen erstellen;177
8.4.3.4;4.4.4.4 Export der Ressourcen aus Access nach Excel;178
8.4.4;4.4.5 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Ressourcendatenbanken;179
8.4.4.1;4.4.5.1 Kapazitätsplanung mit Datenbankunterstützung;179
8.4.4.2;4.4.5.2 Ressourcenauswertungen in der ProjektINFO;183
8.4.4.3;4.4.5.3 Ressourcenberichte mit Pivot-Tabellen;184
8.5;4.5 Kostenplanung bzw. Kalkulation;185
8.5.1;4.5.1 Basis: Aufwandsschätzung und Ressourcenplanung;185
8.5.2;4.5.2 Kalkulationsarten;186
8.5.3;4.5.3 Excel-Praxis: Kostenplanung;187
8.5.3.1;4.5.3.1 Verknüpfung von PSP und Kostenplan;187
8.5.3.2;4.5.3.2 Aufstellung des Kostenplans ;189
8.5.3.3;4.5.3.3 Unterscheidung von Istkosten, Restkosten und Sollkosten;189
8.5.3.4;4.5.3.4 SVERWEIS() für die Plankosten;190
8.5.4;4.5.4 Excel-Praxis: Ampelformatierung für die Kostenüberwachung;191
8.5.5;4.5.5 Excel-Praxis: Kosten-Termin-Diagramm;193
8.5.6;4.5.6 Excel-Praxis: Kostenauswertungen mit Teilergebnissen und AutoFilter;195
8.5.6.1;4.5.6.1 Excel-Praxis: Kostenbericht;195
8.5.6.2;4.5.6.2 Teilergebnisse für Zwischensummen;196
8.5.6.3;4.5.6.3 Auswertungsformeln im Kopfbereich;197
8.5.6.4;4.5.6.4 Kostenberichte für den Druck aufbereiten;199
8.5.7;4.5.7 Excel-Praxis: Kostenberichte mit PivotTables ;200
8.5.8;4.5.8 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Projektbudget und Kosten;202
8.5.8.1;4.5.8.1 Kostenaufstellungen für das Budget;202
8.5.8.2;4.5.8.2 Ermittlung des Budgets aus Gesamtkosten;204
8.5.8.3;4.5.8.3 Kostenplanung auf Projektphasenebene;205
8.5.8.4;4.5.8.4 Kostenbereich im Projektstrukturplan;206
8.5.9;4.5.9 Excel-Praxis: Zielfindungswerkzeuge Zielwertsuche und Solver;208
8.5.10;4.5.10 Excel-Praxis: Ergebnisrechnungen;209
8.5.11;4.5.11 Excel-Praxis: Was-wäre-wenn-Analyse;211
9;5 Phase 3: Projektsteuerung und -überwachung;215
9.1;5.1 Termin;215
9.1.1;5.1.1 Terminrückmeldung;215
9.1.2;5.1.2 Meilensteintrendanalyse (MTA);216
9.1.3;5.1.3 Excel-Praxis: Meilensteintrendanalyse (MTA);217
9.1.3.1;5.1.3.1 Meilensteinliste mit Endterminen;218
9.1.3.2;5.1.3.2 Berichtszeitpunkte;219
9.1.3.3;5.1.3.3 Liniendiagramm als MTA-Chart;220
9.1.4;5.1.4 Excel-Praxis: Termintrendanalyse;222
9.2;5.2 Aufwand, Ressourcen und Kosten;225
9.2.1;5.2.1 Stundenerfassung und Projektkostenrechnung;225
9.2.2;5.2.2 Berichtsarten für Plan-Ist-Vergleiche;227
9.2.3;5.2.3 Excel-Praxis: Kostentrendanalyse;228
9.3;5.3 Sachfortschritt;230
9.3.1;5.3.1 Begriffe der Leistungsbewertung;230
9.3.2;5.3.2 Methoden zur Ermittlung des Fertigstellungsgrads;231
9.3.3;5.3.3 Excel-Praxis: Earned Value Management;232
9.3.3.1;5.3.3.1 Ausgangsdaten für das Beispiel „Lagerhalle“;234
9.3.3.2;5.3.3.2 Earned-Value-Kennzahlen;236
9.3.3.3;5.3.3.3 Earned-Value-Berechnung mit Stichtag;238
9.3.3.4;5.3.3.4 Statusreports mit Szenarien;242
9.3.3.5;5.3.3.5 Earned-Value-Diagramme;246
9.4;5.4 Projektdokumentation;247
9.4.1;5.4.1 Anforderungen;247
9.4.2;5.4.2 Excel-Praxis: Projektmanagement-Handbuch;248
9.5;5.5 Projektberichterstattung;249
9.5.1;5.5.1 Strukturierung der Kommunikation;250
9.5.2;5.5.2 Excel-Praxis: Portfoliobericht zur Auswertung mehrerer Projekte;251
9.5.2.1;5.5.2.1 Projektleiterliste;251
9.5.2.2;5.5.2.2 Projektliste mit ODBC importieren;252
9.5.3;5.5.3 Excel-Praxis: Projektleiterbericht mit Spezialfilter;254
9.5.4;5.5.4 Excel-Praxis: Projektbericht per Mail versenden;258
9.5.4.1;5.5.4.1 Berichtsmakro aufzeichnen und nachbearbeiten;258
9.5.4.2;5.5.4.2 Funktion für den Mailversand;260
9.5.4.3;5.5.4.3 Aufrufprozedur für die Mailfunktion;262
9.5.4.4;5.5.4.4 Versand der Berichte an die Projektleiter;263
10;6 Phase 4: Projektabschluss;265
10.1;6.1 Produkt- und Projektabnahme;265
10.2;6.2 Projektabschlussanalyse und Erfahrungssicherung;267
10.2.1;6.2.1 Nachkalkulation;267
10.2.2;6.2.2 Abweichungsanalyse;268
10.2.3;6.2.3 Projektabschlussbericht;268
10.2.4;6.2.4 Erfahrungssicherung;269
10.2.5;6.2.5 Excel-Praxis: Feedback-Formular;269
10.3;6.3 Projektauflösung;272
11;7 Phase 5: Projektbegleitende Aktivitäten;273
11.1;7.1 Change Management;273
11.2;7.2 Konfigurationsmanagement;275
11.3;7.3 Projektqualitätsmanagement;276
11.4;7.4 Projektrisikomanagement;279
11.4.1;7.4.1 Risikostrategie;280
11.4.2;7.4.2 Risikoidentifikation;280
11.4.3;7.4.3 Risikobewertung;281
11.4.4;7.4.4 Risikosteuerung und -überwachung;284
11.4.5;7.4.5 Risikokommunikation;285
11.4.6;7.4.6 Excel-Praxis: Darstellung von Risk Maps;286
11.4.6.1;7.4.6.1 SmartArts;286
11.4.6.2;7.4.6.2 Risikodiagramm 1: Risikofaktoren;287
11.4.6.3;7.4.6.3 Risikodiagramm 2: 5-Phasen-Modell;288
11.4.6.4;7.4.6.4 Risikodiagramm 3: Systematik;288
11.4.6.5;7.4.6.5 Risikodiagramm 4: Klassifizierung;289
11.4.6.6;7.4.6.6 Vortrag steuern mit Hyperlinks;290
11.4.7;7.4.7 Excel-Praxis: Risikoanalyse mittels Fragebogen;290
11.4.8;7.4.8 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz – Risikoerhebung und Risk Map;294
11.4.8.1;7.4.8.1 Risiken finden und gewichten;294
11.4.8.2;7.4.8.2 Risiken visualisieren per Risk Map;295
11.4.8.3;7.4.8.3 Risikoanalyse-Fragebogen;296
11.4.8.4;7.4.8.4 Liste Projektteam;296
11.4.8.5;7.4.8.5 Phasen und Vorgänge;296
11.4.8.6;7.4.8.6 Risikofragebogen mit Gültigkeitslisten;297
11.4.8.7;7.4.8.7 Fragebogen per Outlook an das Projektteam senden;298
11.4.8.8;7.4.8.8 Fragebogenrücksendungen auswerten;299
12;8 Zusammenfassung und Ausblick;301
13;9 Excel-Praxis: Werkzeuge und Spezialtechniken;303
13.1;9.1 Interaktive Steuerelemente in Tabellen;303
13.1.1;9.1.1 Datenüberprüfung;304
13.1.2;9.1.2 Datenüberprüfungslisten;304
13.1.3;9.1.3 Formularsteuerelemente und ActiveX;308
13.1.4;9.1.4 Grafische Objekte;310
13.1.5;9.1.5 Matrixformeln;315
13.2;9.2 Tabellen und strukturierte Verweise;319
13.2.1;9.2.1 Tabelle anlegen;319
13.2.2;9.2.2 Strukturierte Verweise;322
14;10 Anhang;327
14.1;Abkürzungsverzeichnis;327
15;Index;331

Über Autor(innen)

Seidel, Uwe M.
Uwe M. Seidel ist Professor für Betriebswirtschaft an der OTH Regensburg und Berater für Unternehmen und öffentliche Institutionen in den Bereichen Rechnungswesen, Controlling und Projektmanagement. Außerdem ist er freiberuflicher Trainer der Controller Akademie AG und leitet den AK Süd I des Internationalen Controllervereins ( ICV ).

Schels, Ignatz
Ignatz Schels ist Technik-Informatiker, zertifizierter Projektfachmann (GPM / IPMA) und Excel-Experte der
Spitzenklasse. Er programmiert Praxislösungen mit VBA und erstellt Access-Datenbanken. Viele seiner zahlreichen Fachbücher für Controller und Projektmanager sind Bestseller.

Ignatz Schels ist Technik-Informatiker, zertifizierter Projektfachmann (GPM / IPMA) und Excel-Experte derSpitzenklasse. Er programmiert Praxislösungen mit VBA und erstellt Access-Datenbanken. Viele seiner zahlreichen Fachbücher für Controller und Projektmanager sind Bestseller.Uwe M. Seidel ist Professor für Betriebswirtschaft an der OTH Regensburg und Berater für Unternehmen und öffentliche Institutionen in den Bereichen Rechnungswesen, Controlling und Projektmanagement. Außerdem ist er freiberuflicher Trainer der Controller Akademie AG und leitet den AK Süd I des Internationalen Controllervereins ( ICV ).