Rosenstock Microsoft Project 2016

Das umfassende Handbuch
3. Auflage 2016
ISBN: 978-3-8362-4113-7
Verlag: Rheinwerk
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark

E-Book, Deutsch, 767 Seiten

Reihe: Rheinwerk Computing

So bilden Sie professionell eine vollständige Projektorganisation ab! Ein durchgängiges und branchenübergreifendes Szenario bringt Ihnen praxisnah alle gültigen Einsatzmöglichkeiten nah. Egal, ob Sie Projektleiter, Administrator, Projektmitarbeiter oder Berater sind: Mit diesem Buch erhalten Sie einen detaillierten Ein- und Überblick in Implementierung, Organisation und Administration eines Projekts mit Microsoft Project 2016. Alle Aspekte von der ersten strategischen Überlegung zur Einführung eines Microsoft Project Servers über die technische Implementierung bis zur umfassenden Anwendung aller Komponenten werden umfassend erläutert und erklärt. Dabei wird auch der lokale Einsatz von Microsoft Project berücksichtigt. Inkl. Project Online

Aus dem Inhalt:

• Grundlagen des Projektmanagements
• Geschichtlicher Abriss Microsoft Project
• Betriebliche Ausgangslage und Anforderungen
• Arbeiten mit Microsoft Project
• Kostenmanagement
• Projektplanüberwachung
• Multiprojektmanagement
• Vernetztes Arbeiten mit Microsoft Project Server
• Microsoft Project in der Cloud
• Anforderungsmanagement
• Portofoliomanagement
• Berichtswesen
• Project Server Konfiguration

Jürgen Rosenstock ist als Senior Consultant und Partner mit 20-jähriger Erfahrung in Microsoft Project bei der SOLVIN GmbH tätig. Sein Autorenteam und er haben bereits eine Vielzahl von erfolgreichen Implementierungen in mittleren und großen Unternehmen realisiert.

Autoren/Hrsg.

Rosenstock, Jürgen

Inhaltsverzeichnis

Geleitwort ... 19  Vorwort ... 21

TEIL I  Allgemeine Einführung ... 23  1.  Einführung ... 25  1.1 ... Ausgangslage und Entstehung dieses Buches ... 27  1.2 ... Das Autorenteam ... 29  1.3 ... Project -- ein paar Worte zur Produktbezeichnung ... 32  1.4 ... Zielgruppe für dieses Buch ... 32  1.5 ... Eckpunkte der neuen Version und Struktur des Buches ... 34  1.6 ... Das Unternehmensbeispiel für das Buch ... 38  1.7 ... Geschichtlicher Abriss Microsoft Project ... 43  1.8 ... Philosophie und Erklärungsansatz des Autorenteams ... 46  1.9 ... Legende ... 47  2.  Project, Project Server und Project Online: Übersicht und Positionierung ... 49  2.1 ... Ausgangslage im Projektmanagement ... 49  2.2 ... Betriebliche Ausgangslage und Anforderungen ... 51  2.3 ... Microsoft PPM, Komponenten ... 52  2.4 ... Das Project-Lizenzmodell ... 54  2.5 ... Idee und Positionierung von Microsoft Project und Project Online ... 57  2.6 ... Neue Funktionen in Microsoft Project Server 2016 ... 61  3.  Implementierung aus strategischer Sicht ... 63  3.1 ... Die Vision ... 64  3.2 ... Schritte zur Entwicklung einer Roadmap ... 66  3.3 ... Ist-Aufnahme und Potenziale ... 67  3.4 ... Strategische Ziele (für den Werkzeugeinsatz) formulieren ... 70  3.5 ... Benötigte Prozesse und Systeme festlegen ... 72  3.6 ... Organisatorische Strukturen festlegen ... 76  3.7 ... Ablauf und Zeitschiene festlegen ... 79  3.8 ... Vorgehensmodell für die Einführung von Projektmanagement-Werkzeugen ... 82  3.9 ... Risiken der Implementierung von Microsoft Project Server oder Microsoft Project Online ... 84

TEIL II  Arbeiten mit Microsoft Project ... 87  4.  Erste Einführung in Project ... 89  4.1 ... Struktur und Aufbau ... 91  4.2 ... Die ersten Schritte ... 92  5.  Terminplanung ... 103  5.1 ... Ein neues Projekt anlegen ... 104  5.2 ... Dauer/Anfang/Ende ... 107  5.3 ... Vorgangsmodus manuell und automatisch ... 109  5.4 ... Meilensteine ... 111  5.5 ... Stichtage festlegen ... 113  5.6 ... Vorgänge löschen, kopieren, verschieben ... 114  5.7 ... Gliedern und Strukturieren von Projekten ... 117  5.8 ... Vorgangsverknüpfungen ... 119  5.9 ... Puffer und kritischer Pfad ... 126  5.10 ... Anzeigen des Vorgangspfades ... 130  5.11 ... Die Zeitachse ... 130  5.12 ... Arbeiten mit Einschränkungsarten ... 133  5.13 ... Vorgänge unterbrechen ... 139  5.14 ... Periodische Vorgänge ... 140  5.15 ... Speichern des Projektplans ... 142  6.  Ressourcen- und Kostenmanagement ... 145  6.1 ... Arbeiten mit Ressourcen (Einführung) ... 146  6.2 ... Kostenmanagement ... 178  7.  Projektüberwachung ... 185  7.1 ... Fortschrittserfassung ... 186  7.2 ... Projektplanüberwachung ... 193  7.3 ... Earned Value Analysis (Leistungswertanalyse) ... 203  7.4 ... Reporting ... 208  8.  Multiprojektmanagement ... 215  8.1 ... Arbeitsweise des Multiprojektmanagements in Project ... 216  8.2 ... Übergreifende Vorgänge in Multiprojekten ... 220  8.3 ... Verknüpfungen zwischen Projekten ... 220  8.4 ... Einfügen von externen Vorgängen ... 223  9.  Drucken und Optionen ... 225  9.1 ... Drucken ... 225  9.2 ... Darstellung und Anpassung von Ansichten ... 230  9.3 ... Optionen und Tastaturbedienung ... 245

TEIL III  Arbeiten mit Project Server ... 265

10.  Einführung ... 267  10.1 ... Struktur und Aufbau von Teil 3 ... 268  10.2 ... Microsoft PPM -- die Komponenten ... 269  10.3 ... Erste Schritte mit Project Server ... 275

11.  Terminplanung mit Microsoft Project Server ... 279  11.1 ... Project Center ... 279  11.2 ... Neues Projekt anlegen ... 284  11.3 ... Vorhandenes Projekt öffnen und bearbeiten ... 291  11.4 ... Speichern und Veröffentlichen ... 299  11.5 ... Ein- und Auschecken ... 300  11.6 ... Projektberechtigungen ... 303  11.7 ... Mit inaktiven Vorgängen arbeiten ... 304  11.8 ... Multiprojektmanagement ... 306  11.9 ... Spezielle Anwendungsfälle ... 310  11.10 ... Unterschiede der Bearbeitung des Projektplans mit der Microsoft Project Web App und mit Project Professional ... 315

12.  Ressourcen- und Kostenmanagement mit Microsoft Project Server ... 319  12.1 ... Projektübergreifendes Ressourcenmanagement ... 319  12.2 ... Ressourcen- und Kostenplanung ... 342

13.  Projektüberwachung mit Microsoft Project Server ... 361  13.1 ... Fortschrittsrückmeldung ... 362  13.2 ... Weitere Vorgangsinformationen zurückmelden ... 373  13.3 ... Arbeitszeittabellen im einfachen Eingabemodus ... 377  13.4 ... Arbeitszeittabellen ohne einfachen Eingabemodus ... 390  13.5 ... Stellvertretungsfunktion ... 391  13.6 ... Status-Manager und Zuordnungsbesitzer ... 394

14.  Projektwebsites ... 397  14.1 ... Projektwebsite erstellen ... 397  14.2 ... Mit der Projektwebsite arbeiten ... 398  14.3 ... Projektwebsite verwalten ... 405

15.  Anforderungsmanagement ... 413  15.1 ... Projektlebenszyklus ... 413  15.2 ... Was ist Anforderungsmanagement? ... 414  15.3 ... Beispielprozess für das Anforderungsmanagement ... 415  15.4 ... Übersicht über die Konfigurationsmöglichkeiten ... 426

16.  Portfoliomanagement ... 431  16.1 ... Grundkonzepte des Portfoliomanagements ... 431  16.2 ... Portfoliomanagement in Project Server ... 438  16.3 ... Definition der Unternehmensstrategie ... 440  16.4 ... Projektbewertung und Auswahl ... 446

17.  Berichtswesen ... 481  17.1 ... Reporting im Kontext Projektmanagement ... 482  17.2 ... Technologie-Überblick ... 487  17.3 ... Datenquellen ... 492  17.4 ... Excel und Excel Online ... 508  17.5 ... SQL Server Reporting Services ... 516  17.6 ... Power BI ... 524  17.7 ... Sonstige Hinweise ... 529

TEIL IV  Microsoft-Project-Server-Implementierung ... 537

18.  Einführung ... 539  18.1 ... Struktur und Aufbau von Teil 4 ... 540

19.  Online vs. on premises -- Implementierungsszenarien ... 543

20.  Konfiguration von Project Server 2016/Project Online ... 549  20.1 ... Sicherheit ... 551  20.2 ... Enterprise-Daten ... 581  20.3 ... Warteschlangen- und Datenbankverwaltung ... 607  20.4 ... Aussehen und Verhalten ... 619  20.5 ... Zeit- und Vorgangsverwaltung ... 623  20.6 ... Betriebsrichtlinien ... 632  20.7 ... Workflow- und Projektdetailseiten ... 642  20.8 ... Persönliche Einstellungen ... 666

21.  Bereitstellung Microsoft Project Server on premises ... 669  21.1 ... Planung ... 669  21.2 ... Vorbereitung der Installation ... 671  21.3 ... SharePoint-Server-Installation ... 675  21.4 ... Updates ... 710  21.5 ... Datensicherung und -wiederherstellung ... 711  21.6 ... Aktualisierung von früheren Project-Server-Versionen ... 720

22.  Bereitstellung Microsoft Project Online ... 723  22.1 ... Mit Project Online starten ... 724  A.  Kategorieberechtigungen ... 731  B.  Globale Berechtigungen ... 741  Index ... 755

Leseproben

1.6    Das Unternehmensbeispiel für das Buch

Project, Project Server und Project Online werden branchenübergreifend in den verschiedensten Unternehmens- und Fachbereichen eingesetzt. Das Ziel des Autorenteams ist es, mit diesem Buch dem Leser eine Grundlage für eine effiziente Einarbeitung in Project in allen seinen Produktvarianten für verschiedene Zielgruppen bereitzustellen. Dies gelingt wohl am besten mit einem anschaulichen Beispiel. Nur welches Beispiel ist wirklich branchenübergreifend und lässt sich auf verschiedenste Bereiche und Fachabteilungen im Unternehmen anwenden? Anwendungsbereiche könnten z.B. sein:

• ein Unternehmen, welches Tätigkeiten aus verschiedensten Branchen anwendet
• ein Beispiel, welches über eine vielfältige Organisation mit unterschiedlichen Rollen einer Projektorganisation verfügt
• die Darstellung eines vollständigen Projektlebenszyklus vom Projektantrag über die Projektauswahl bis zum operativen Projekt und Ressourcenmanagement

In der ersten Auflage dieses Buches für Microsoft Project Server 2010 wurde das Thema Planung und Realisierung von Wasserrutschen als Beispielgrundlage verwendet. Dieses Thema stammte aus einer viralen Marketingkampagne von Microsoft zur Bewerbung der damaligen Version 2010. Diese handelte vom Ingenieur Bruno Kammerl, dessen Traum es war, die längste und größte Wasserrutsche am Matterhorn zu bauen. Diese Geschichte wurde im Buch weiterentwickelt und beschrieb den Aufbau eines Unternehmens, welches die Weiterentwicklung und den weltweiten Einsatz dieser Wasserrutschen behandelte.

Ursprünglich war der Gedanke des Autorenteams, diese Geschichte in den folgenden Auflagen des Buches weiterzuentwickeln. Allerdings hatte sich der Project Server 2013 natürlich weiterentwickelt. So wurde nach einigen Diskussionen entschieden, eine völlig neue Story für das Buch zu wählen, die auch in dieser dritten Auflage für Project 2016 genutzt wird. Folgende Eckpunkte sollten hierbei noch berücksichtigt werden:

• Die Story sollte auf alle Szenarien und Funktionsbeispiele des Buches passen.
• Plakative Beispiele sollten vermieden werden, z.B. »Wir bauen ein Haus«, »Wir projektieren nach PMBOK …«, »Wir bereiten eine Betriebsfeier vor« etc., also eigentlich alle Beispiele, die man schon zu oft in Schulungen, Präsentationen und anderen Büchern behandelt hat.
• Ein gewisser »Witz« in der Story sollte das Buch von anderen Büchern klar unterscheidbar machen und Ihnen die Arbeit mit dem Buch möglichst angenehm gestalten.
• Ein gewisser Bezug zu polarisierenden und aktuellen Projekten und Situationen sollte Aufmerksamkeit schaffen.

Also hatten wir uns auch mit einem Blick in die Presse der vergangenen Jahre diverse komplexe Projektvorhaben angesehen. Und hier wurde wirklich eine Menge geboten:

• der Neubau einer Konzerthalle in Hamburg, die sogenannte Elbphilharmonie, bei welcher das Budget und auch der Zeitrahmen massiv überschritten wurden
• Der avisierte Umbau des Stuttgarter Hauptbahnhofs von einem Kopf- zu einem Durchgangsbahnhof. Neben Überschreitungen des Budgets und vermutlich auch des Zeitrahmens gibt es hier diversen Klärungsbedarf auch bei der technischen Realisierbarkeit.
• der Leipziger City-Tunnel u.a. als Kernstück für den neuen S-Bahn-Ring, bei welchem das Budget ständig nach oben korrigiert werden muss
• der Neubau des Flughafens Berlin Brandenburg, bei dem diverse Termine für die Inbetriebnahme nicht eingehalten werden konnten und auch das Budget immer weiter überschritten wird

Nun ist uns als Autoren nicht bekannt, inwieweit bei diesen Großprojekten auf Project und Project Server Project Online gesetzt wurde. Und wir glauben nicht, dass man nur unter Einsatz der in diesem Buch beschriebenen Werkzeuge den oben genannten Projekten zum Erfolg verholfen hätte.

Und so stoßen wir hier auf eine zweite Herausforderung, die sich im Zusammenhang mit einem Unternehmensbeispiel für ein Project-Buch ergibt: Project, Project Server oder auch Project Online gelten bei vielen Projektleitern nicht wirklich als die Werkzeuge, mit denen man ein wirklich seriöses Projekt-, Ressourcen- und Portfoliomanagement betreiben kann (siehe Abbildung 1.4).

Abbildung 1.4    Kann man mit Microsoft Project wirklich erfolgreich Projekte planen?

Aufgrund unserer Erfahrung mit dem Thema Projektmanagement-Beratung und mit der Einführung von Project, Project Server und Project Online können wir Sie beruhigen: Man kann mit Project erfolgreich Projekte planen, es gibt durchaus zufriedene Unternehmen! So wurden Project, Project Server und Project Online in verschiedensten Projektorganisationen in unterschiedlichen Branchen mit komplexen Anforderungen eingeführt. Das Projekt-, Ressourcen- und Projektportfoliomanagement konnte so unter Einsatz von Project, Project Server und Project Online oftmals optimiert und deutlich effizienter gestaltet werden.

Allerdings ist die Wahl des Werkzeugs, hier natürlich Project, nur eines der Puzzleteile, die zum Erfolg führen. Genauso wichtig, wenn nicht sogar bedeutender, sind die folgenden Aspekte:

• das Vorhandensein einer zentralen Projektorganisation und eines Projektbüros (Projektmanagement-Office – PMO)
• einheitlich definierte Vorgaben für Standards und Prozesse
• Akzeptanz der Standards, Prozesse und auch des Werkzeugs

Diese Reihe ließe sich beliebig fortsetzen. Aber die Frage bleibt offen, welches Unternehmensbeispiel passt zu dieser Ausgangslage? Fassen wir uns kurz. Wovon handelt das Unternehmensbeispiel?

… dem Neubau eines Flughafens!

Gerade das Thema Flughafen ist reizvoll. In kaum einem anderen Projekt sind so viele verschiedene Projektarten im Detail zu berücksichtigen, ist die Planung und Steuerung derart vielschichtig und der Gesamtumfang so komplex. Und die aus den Medien bekannten Probleme in Berlin sind nicht einzigartig. Von Herausforderungen im Flughafenneubau und Erweiterungen hört man auch aus München, Frankfurt, Kassel-Calden, Nantes, London u.v.m.

Das Autorenteam behauptet nicht, dass mit Project, Project Server oder Project Online durchgängig all diese Herausforderungen zu lösen sind. Vielleicht wird ja sogar auf den genannten Baustellen mit Microsoft Project und Microsoft Project Server gearbeitet (siehe Abbildung 1.5).

Abbildung 1.5    Es muss doch einen Grund geben, warum Project in so vielen Projekten Anwendung findet.

Für das erfolgreiche Projektmanagement reicht ein Werkzeug allein eh nicht aus, vielmehr sind klar strukturierte Prozesse und ein qualifiziertes Projektteam neben vielen weiteren Aspekten mindestens genauso wichtig, wenn nicht sogar noch wichtiger. Um sich jedoch allgemein und trotzdem in vielen Themenkomplexen sehr speziell mit Project, Project Server oder Project Online zu beschäftigen, ist das Beispiel Flughafenneubau durchaus geeignet und für das Autorenteam sehr reizvoll. Und so machten wir uns im Winter 2012 freudig und hochmotiviert an die Erstellung der zweiten Ausgabe des Microsoft-Project-Server-Buches. Und da die Story in der zweiten Auflage bei unseren Lesern sehr gut ankam, wenden wir sie auch in der nun dritten Auflage für Project 2016 an (siehe Abbildung 1.6)!

Abbildung 1.6    Die erste Skizze des Flughafens AIRPORT Bielefeld

Und ist diese Story ernst gemeint? Dieses Beispiel ist so umfangreich, dass wir denken, dass alle Aspekte und Funktionalitäten von Project, Project Server und Project Online ausführlich praxisnah vorgestellt werden können. Vielleicht gelingt es uns ja auch, Ihnen mit dieser provozierenden Geschichte über manch langweilige Passage der Funktionserläuterungen hinwegzuhelfen.

Und wir weisen, wie oben bereits erwähnt, daraufhin, dass wir wissen, dass die Werkzeuge Project, Project Server und Project Online nicht alleine die Garanten für ein erfolgreiches Projekt-, Ressourcen- und Portfoliomanagement sind. Bei einem großen Projekt wie dem hier behandelten Neubau eines Flughafens können diese Werkzeuge jedoch in einem abgestimmten Zusammenspiel zwischen Prozessen, Standards und vor allem den Beteiligten durchaus zum Erfolg führen. Und genauso möchten wir dieses Buch verstanden wissen: als kleiner Ratgeber für die Projektorganisation, die neben vielen anderen Kompetenzen auf die hier im Buch vorgestellten Programmkomponenten und Funktionen setzt.

Nach der Auswahl der Geschichte für das Buch stellte sich die Frage, wo denn nun der Flughafen beispielhaft gebaut werden sollte. Die großen Hauptstädte schieden hier aus, da so nur Vergleiche zu bereits vorhandenen Flughäfen aufkommen würden. So entschieden wir uns im Autorenteam für einen...

Über Autor(innen)

Rosenstock, Jürgen
Jürgen Rosenstock ist als Senior Consultant und Partner mit 20-jähriger Erfahrung in Microsoft Project bei der SOLVIN GmbH tätig. Sein Autorenteam und er haben bereits eine Vielzahl von erfolgreichen Implementierungen in mittleren und großen Unternehmen realisiert.