Müller Forderungsmanagement für KMU nach dem Minimalprinzip
1. Auflage 2016
ISBN: 978-3-95554-213-9
Verlag: HDS-Verlag
Format: PDF
Kopierschutz: Adobe DRM (»Systemvoraussetzungen)
E-Book, Deutsch, 169 Seiten
ISBN: 978-3-95554-213-9
Verlag: HDS-Verlag
Format: PDF
Kopierschutz: Adobe DRM (»Systemvoraussetzungen)
Richtiges Forderungsmanagement für den Mittelstand
Selektive Bonitätsbewertung
Sichere Kreditgewährung
Clevere Schadensabsicherung
„Neues“ Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug
Intelligentes Mahnwesen
Drohende Insolvenzanfechtung
Mit Praxisbeispielen, Arbeitshilfen, Tipps, Checklisten und Handlungsempfehlungen
„Richtiges“ Forderungsmanagement kann für jedes Unternehmen existenzielle Bedeutung erlangen. Obwohl die Jahre 2014 und 2015 mit historischen Tiefstständen bei den Insolvenzzahlen aufwarten konnten, bleibt das Ausfallrisiko hoch und wachsen stetig die Anforderungen u.a. durch neue Gesetze oder die Änderung der Rechtsprechung. Ganz besonders Klein- und Mittelstandsunternehmen sind dadurch aufgrund ihrer besonderen Bedingungen in außerordentlicher Weise gefordert, gelegentlich auch überfordert. Bedingt durch quantitative und qualitative Personalengpässe ignorieren KMU daher teils notgedrungen bestehende Risiken und Bedrohungen. Das Buch Forderungsmanagement für KMU nach dem Minimalprinzip bietet den Verantwortlichen umfassende Hilfestellung, um sich trotz begrenzter Ressourcen, wirksam gegen existenzbedrohende Forderungsausfälle und liquiditätsbeeinträchtigenden Zahlungsverzug schützen zu können. Mit Praxisbeispielen, Arbeitshilfen, Tipps und Checklisten wird die unmittelbare Nutzung der Handlungsempfehlungen für die tägliche Praxis sichergestellt. Der Autor geht dabei auch auf aktuelle Themenstellungen und Problemlagen wie das Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr oder die Risiken aus Insolvenzanfechtung ein. Sie erhalten so einen praxisnahen Überblick über die Bestandteile des Forderungsmanagements, die jedes Unternehmen, insbesondere auch KMU, umsetzen kann und umsetzen muss.
Zielgruppe
Unternehmer in KMU, Geschäftsführung, Leiter Finanzen, Forderungsmanager, Sachbearbeiter im Debitorenmanagement und Berater von KMU.
Autoren/Hrsg.
Fachgebiete
Weitere Infos & Material
Inhaltsverzeichnis
Der Autor V
Vorwort VII
Abkürzungsverzeichnis XIII
1. KMU sind etwas Besonderes, oder nicht?. 1
1.1 Eine Seite der Medaille: KMU besitzen nur eng begrenzte Ressourcen. 2
1.2 Die „Kehrseite“ der Medaille: Das Problempotenzial übersteigt das Lösungspotenzial. 3
1.3 Zwickmühle. 3
2. Das Anliegen dieses Buchs: Eine Quadratur des Kreises?. 5
2.1 Bitte kein „Alibi-Forderungsmanagement“. 6
2.2 Aus der Not eine Tugend machen: Konzentration auf das Wesentliche. 8
2.3 Der Start ist entscheidend. 9
3. Existenzbedrohende Risiken zuverlässig erkennen. 13
3.1 Existenzgefährdende Risiken im Kundenbestand identifizieren. 13
3.1.1 Systematisierung der Ausfallrisiken. 13
3.1.2 Ausfallwahrscheinlichkeit. 14
3.1.3 Höhe des potenziellen wirtschaftlichen Schadens. 16
3.1.4 Fristigkeit des Eintretens. 16
3.2 Praxishilfe: Ausfallrisiken im Kundenbestand. 17
3.3 Wann ist die eigene Existenz tatsächlich bedroht?. 18
3.4 Externe Informationen über die Bonität von (Neu-) Kunden. 19
3.4.1 Bonitätsauskünfte von Auskunfteien. 19
3.4.2 Die Bankauskunft: ein Klassiker neu entdeckt?. 20
3.4.3 Vorteile der Bankauskunft gegenüber der Bonitätsauskunft für KMU. 23
3.5 Praxishilfe: Bonitätsprüfung bei Neukunden. 26
4. Risiken intelligent absichern. 28
4.1 Was nichts kostet, taugt auch nichts?. 28
4.1.1 Sichere Zahlungsbedingungen. 28
4.1.2 Eigentumsvorbehaltsregelungen. 29
4.1.3 Bürgschaften/Garantieerklärung/Schuldbeitritt. 31
4.1.4 Forderungsabtretung. 33
4.2 Welche Versicherung eignet sich für KMU?. 35
4.2.1 Die Warenkreditversicherung: bedarfsgerecht für KMU?. 35
4.2.2 Möglichkeiten jenseits der WKV. 41
4.2.2.1 Absicherung außergerichtlicher Forderungsbeitreibung – besser als nichts. 41
4.2.2.2 Top-Up-Versicherung. 45
4.2.2.3 Excess of Loss-Versicherung: Autonomie und Flexibilität für KMU. 48
4.2.2.4 Prozessrisiken absichern: Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist. 52
4.2.3 Risiken bewusst eingehen und Risiken selber tragen?. 57
4.3 Praxishilfe: Sicherheiten. 59
5. Zahlungsbedingungen: ein unterschätztes und vernachlässigtes Gestaltungsfeld. 61
5.1 Häufige Problemlagen, vor allem auch in KMU. 64
5.1.1 Hohe Anzahl unterschiedlicher Zahlungsziele. 64
5.1.2 Zahlungsziele in der alleinigen Zuständigkeit des Vertriebs. 65
5.1.3 Definitionsmacht von Großabnehmern. 66
5.1.4 Fehlende oder intransparente Entscheidungskriterien. 66
5.1.5 Bislang fehlende Initiative des Forderungsmanagements. 67
5.2 Verbesserungspotenziale identifizieren. 67
5.2.1 Ermittlung des Status Quo der Zahlungsziele/-bedingungen. 67
5.2.2 Liquiditätspotenzial. 68
5.2.3 Risiko-(reduktions-)potenzial. 69
5.2.4 Umsatzsteigerungspotenzial. 69
5.3 Verbesserungspotenziale heben. 70
5.3.1 Änderung bestehender Kompetenzregelungen. 70
5.3.2 Entwicklung eines Entscheidungsmodells. 70
5.3.3 Konzeption und Durchführung eines Umsetzungsprojektes. 72
5.3.4 Zwischen-Fazit. 74
5.4 Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr. 74
5.4.1 Begrenzung vertraglich zulässiger Abnahme- und Zahlungsfristen. 74
5.4.2 Verschärfung des Verzugsschadens. 75
5.4.3 Unbekanntes Gesetz, unbekannte Möglichkeiten?. 76
5.5 Praxishilfen: Zahlungsbedingungen. 78
6. Mahnen – aber richtig. 80
6.1 Problemvielfalt. 80
6.1.1 Unklare oder falsche Zuständigkeiten. 80
6.1.2 Später Start des Mahnprozesses. 80
6.1.3 Große Anzahl der außergerichtlichen Mahnungen. 81
6.1.4 Ungeeignete Mahnschreiben. 81
6.1.5 Überflüssige Kulanzregelungen. 81
6.1.6 Zu lange Mahnfristen. 82
6.1.7 Gleichbehandlung der Kunden. 82
6.2 Scheren Sie Ihre Kunden auch im Mahnwesen nicht über einen Kamm. 83
6.2.1 Grundsätzliche Überlegungen. 83
6.2.2 Individualprozess. 85
6.2.3 Standardprozess. 85
6.2.4 Effizienzprozess. 86
6.2.5 Der „Mythos“ von der schriftlichen Mahnung. 86
6.2.6 Schuldnertypen – Was eine schriftliche Mahnung tatsächlich bewirken kann. 88
6.3 Haben Sie die richtige Mahnstrategie?. 90
6.3.1 Beginn und Ende. 90
6.3.2 Frequenz der Mahnung. 90
6.3.3 Anzahl der Mahnungen. 91
6.3.4 Art der Mahnung. 91
6.3.5 Kommunikation der Mahnstrategie. 91
6.4 Wichtige Kunden telefonisch oder persönlich mahnen. 92
6.4.1 Eignung und Wirkung des telefonischen Mahnens. 92
6.4.2 Erfolgsvoraussetzungen. 93
6.4.2.1 Kenntnis der Schuldnertaktiken. 94
6.4.3 Gesprächsvorbereitungen. 96
6.4.4 Gesprächsführung. 99
6.4.5 Nachbereitung. 101
6.5 Praxishilfe: damit Ihnen die Argumente nicht ausgehen. 102
6.6 Am Ende aller Bemühungen: der Anwalt hilft bestimmt. 104
6.6.1 Gerichtliche Forderungsbeitreibung?. 104
6.6.2 Anwalt oder Inkasso-Dienstleister. 104
6.6.3 Auswahl einer Anwaltskanzlei. 106
6.6.4 Anwaltsnetzwerk zur juristischen Forderungsbeitreibung im Ausland. 107
6.6.5 Grenzüberschreitende gerichtliche Forderungsbeitreibung in Zivil- und Handelssachen. 108
6.6.5.1 Grundsatz: Keine unmittelbare Anerkennung. 108
6.6.5.2 Ausnahme 1: Schiedsvereinbarung. 108
6.6.5.3 Ausnahme 2: Staatsverträge. 109
6.6.5.4 Ausnahme 3: Die Regeln der Europäischen Union. 109
6.6.5.5 Einheitliche Vollstreckungsmaßnahmen?. 110
6.6.5.6 Schlussbemerkungen. 111
7. Die Kundeninsolvenz: Der „Forderungs-Super-Gau“. 112
7.1 Eine Insolvenz fällt selten vom Himmel: ein typischer Krisenverlauf. 113
7.2 Früherkennung von Insolvenzrisiken im Kundenkreis. 118
7.2.1 Verfahrensbeschreibung: Frühwarnsystem. 119
7.2.2 Beobachtungspunkte Früherkennung von Insolvenzrisiken. 121
7.2.3 Checkliste zur Früherkennung von Forderungsrisiken. 123
7.3 Im Fall der Fälle: Handlungsnotwendigkeiten. 126
7.4 Das Damoklesschwert Insolvenzanfechtung. 130
7.4.1 Insolvenzanfechtung, was ist das?. 130
7.4.2 Die Besonderheiten der Vorsatzanfechtung. 131
7.4.3 Konsequenzen für die Praxis. 133
7.4.4 Ausblick. 136
8. Praxishilfen: Verzeichnisse/Kontaktinformationen. 138
8.1 Wirtschaftsauskunfteien. 138
8.2 Warenkreditversicherungen. 140
8.3 Top-Up-Versicherungen. 140
8.4 Anwälte und Berater. 141
8.5 Factoringanbieter. 142
8.6 Inkasso-Dienstleister. 142
8.7 Seminaranbieter. 143
8.8 Softwareanbieter. 143
8.9 Versicherungsmakler. 144
Stichwortverzeichnis. 147
Vorwort
Ist „besonderes“ Forderungsmanagement denn gegenwärtig überhaupt erforderlich?
In einer Zeit, in der Fremdkapital (zumindest teilweise) zu bisher nicht gekannten, „historisch“ günstigen Bedingungen (Konditionen) und in einer mehr als hinreichenden Menge verfügbar zu sein scheint, stellt sich die Frage, ob es überhaupt sinnvoll oder notwendig ist, gezielte Liquiditätssicherung mittels aktivem Forderungsmanagement zu betreiben bzw. zu unterstützen.
Annähernd zeitgleich befinden sich ebenfalls die Insolvenzzahlen, sowohl bei den Unternehmens-, als auch bei den Privatinsolvenzen seit mehreren Jahren in „historisch“ niedrigen Regionen. Die Existenzgefährdung aufgrund von Forderungsausfällen war schon seit einigen Jahren nicht mehr so unwahrscheinlich wie zurzeit. Ist es gegenwärtig also wirklich nötig, ein wirksames Forderungsmanagement zu betreiben, um die Existenzsicherung des Unternehmens zu gewährleisten?
Diese Fragen sind mit einem eindeutigen und nachdrücklichen JA zu beantworten. In Abwandlung einer alt bekannten Redensart muss man jedem Unternehmer raten „Handle in der Zeit, dann hast Du in der Not.“
Ein leistungsfähiges Forderungsmanagement kann besonders gut in einer Zeit aufgebaut und implementiert werden, in der es nicht „an allen Ecken brennt“; in einer Zeit in der die dafür benötigten Mittel (d.h. Ressourcen aller Art) vorhanden sind und noch genügend Zeit zur Verfügung steht, um mit „chronisch“ knappen, personellen Ressourcen in Klein- und Mittelstandsunternehmen (KMU) komplexe Prozess- und ggf. Strukturumstellungen vorzunehmen.
Und außerdem: Alle günstigen Rahmenbedingungen und positiven Statistiken verlieren dann ihren Wert, wenn man selbst, eben keinen unbegrenzten Zugang zu Fremdkapital hat und zusätzlich noch ein oder zwei größere Insolvenzen im eigenen Kundenkreis beklagen muss.
Minimalprinzip: Was ist oder soll das bedeuten?
Forderungsmanagement für KMU nach dem Minimalprinzip: Ein Buchtitel, der erklärungsbedürftig ist, oder zumindest zu sein scheint!
Das Minimalprinzip ist ein ökonomischer Grundsatz, dem zufolge bestimmte, definierte Ziele bei bzw. durch Verbrauch oder Verwendung der geringstmöglichen Einsatzmenge (Ressourcen) erreicht werden sollen. Bezogen auf das Forderungsmanagement bedeutet das konkret, dass dessen grundsätzliche Zielsetzungen, nämlich die Sicherung der Existenz und der Liquidität des jeweiligen Unternehmens zu gewährleisten, erreicht werden sollen, ohne dafür mehr Ressourcen als unbedingt nötig zu binden oder zu verbrauchen.
Ganz besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) stellt dieses Minimalprinzip die gelebte tägliche Praxis der Unternehmensführung dar. Insbesondere in den Verwaltungsfunktionen des Unternehmens wird versucht, die Vielfalt und Komplexität der bestehenden (oft externen) Anforderungen zu erfüllen, ohne einen „Verwaltungswasserkopf“ bzw. zu viel „Overhead“ entstehen zu lassen.
Sicherlich ist in der Realität dann allerdings häufig auch zu beobachten, dass KMU (Klein- und mittelständische Unternehmen) mit dem praktizierten „Sparprinzip“ das eine oder andere mal über das Ziel hinaus schießen. Sei es, das Aufgaben nur noch so rudimentär bearbeitet werden, dass die grundsätzlichen Anforderungen nicht mehr wirksam erfüllt werden. Oder sei es, dass auf die Bearbeitung bestimmter Themenfelder von vorne herein komplett verzichtet wird, weil die vermeintliche Ressourcenknappheit als willkommene Ausrede für Untätigkeit herangezogen wird. Im Forderungsmanagement (und beileibe nicht nur hier), ist weder das Eine, noch das Andere zielführend und vor allem überhaupt nicht ratsam!
Grundsätzlich ist selbstverständlich aber gar nichts dagegen einzuwenden, die vorhandenen Ressourcen so effizient und so effektiv als irgend möglich einzusetzen.
Was sollen (müssen) KMU anders machen?
Bedingt durch die vielzitierte Mittelknappheit, agieren KMU sehr häufig selektiv. Die wohlfeilen, vielfältigen Empfehlungen, was betriebswirtschaftlich alles getan werden sollte oder getan werden könnte, sind in KMU in den seltensten Fällen vollständig umzusetzen. Folglich wählen KMU Empfehlungen oft lediglich vereinzelt aus und setzen diese nur punktuell um. Von außen wird dieses „Rosinen picken“ häufig kritisiert, weil dadurch nicht das vollständige Ergebnis (in unserem Fall die vollumfängliche Liquiditäts- oder Existenzsicherung) erzielt werden kann.
Die in diesem Buch vertretene Position differiert davon. Das „Cherry-Picking“ wird hier nicht nur ausdrücklich begrüßt, sondern sogar angeraten, wenn es denn gut und intelligent gemacht wird. Jede wirksame Maßnahme im Forderungsmanagement, die tatsächlich durchgeführt wird, verbessert die Situation und reduziert die bestehenden Risiken.
In der einschlägigen Literatur wird die Latte für ein leistungsfähiges Forderungsmanagement leider häufig so hoch gelegt, dass Unternehmen in dem Bewusstsein, diese Anforderungen sowieso nicht in Gänze realisieren zu können, lieber darauf verzichten entsprechende Versuche zu deren Umsetzung zu unternehmen. Dadurch werden Chancen vertan.
In diesem Buch wird daher den KMU empfohlen, ihre begrenzt vorhandenen Ressourcen bewusst selektiv und intelligent so einzusetzen, dass sie die größtmögliche Wirkung im Forderungsmanagement erzielen. Ohne zu viel vorweg zu nehmen bedeutet das, dass KMU z.B. „nur“ die größten (und gefährlichsten) Risiken identifizieren und absichern müssen. Und es bedeutet auch, jeweils die Vorgehensweise zu wählen, bei dem das gewünschte Ergebnis mit dem geringstmöglichen Mittelverbrauch einhergeht.
Fazit
Klein- und Mittelstandsunternehmen unterliegen besonderen Handlungsbedingungen. Aber trotz dieser Bedingungen ist es möglich, ein in weiten Teilen wirksames Forderungsmanagement zu implementieren und zu betreiben, dass mit den vorhandenen, knappen Ressourcen auskommt.
Rudolf Müller
