E-Book, Deutsch, Band 5, 228 Seiten
Reihe: die bunten
Lapp Projektmanagement
1. Auflage 2026
ISBN: 978-3-6951-7616-8
Verlag: BoD - Books on Demand
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark
Nach wie vor oder anders?
E-Book, Deutsch, Band 5, 228 Seiten
Reihe: die bunten
ISBN: 978-3-6951-7616-8
Verlag: BoD - Books on Demand
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark
Michael Lapp ist Gründer der Unternehmensberatung memecon®. Er lebt heute in Neustadt als Bedeutungsgestalter, Blogger, Bildermacher, Berater, Coach und Trainer.
Autoren/Hrsg.
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AUFTRAGSUNSCHÄRFE93
Meta-Modell der Sprache94 im Business
Die drei unbemerkten Filter auf dem Weg aus den eigenen Vorstellungen in die Köpfe der Zielgruppe sind die , die und die . Die Unfähigkeit, die eigenen Vorstellungen nicht vollständig in Worte fassen zu können, führt zu unvollständigen Aussagen. Bei der verstecken sich die Gedanken hinter Nominalisierungen, unspezifischen Erfahrungen und Vagheiten. Die erwachsen aus Verallgemeinerungen, Universalisierungen und eigenen Klassifikationen. entstehen durch Mehrdeutigkeiten, Vorannahmen und subjektiven Voraussetzungen. Trotz einer unterstellten Sachlichkeit im Geschäftsleben passieren beim Bestimmen der Anforderungen besonders viele folgenschwere Verfälschungen.
• Tilgung
Da die Landkarte nie das Territorium vollumfassend abbilden kann, gehen Details bei der Formulierung verloren – Was bedeutet ? Worum geht es bei ? Was genau meint ?
• Generalisierung
Aussagen wie oder und verweisen nicht nur ungewollt auf pauschalisierte Verallgemeinerungen, sondern auch auf simple Unwissenheit hin. Besonders hinterhältig sind Klassifikationen wie , die Techniker anders verstehen als Vertriebsmitarbeitende.
• Verzerrung
Das Verständnis wird bestimmt durch Wahl von Homonymen, Synonymen, Akronymen oder Heteronymen, die sich durch ihre Inkommensurabilität auszeichnen – der des Finanzbereichs sieht anders aus als der der Produktion oder der von HR. Der Begriff ist ebenfalls wachsweich ein Endkunde, Vertriebspartner oder Auftraggeber. Eine besondere Unart ist die Verwendung von Akronymen wie für oder oder .
Da das Verfälschen unvermeidbar ist, bleibt uns nichts übrig, als uns eng mit der Zielgruppe auszutauschen und das Verständnis nachzujustieren.
Wann immer jemand mit Ergebnissen unzufrieden ist, ist eine wahrscheinliche Ursache der Abgrund der Auftragsunschärfe. Auftraggebende strengen sich an, ihre Wünsche möglichst verständlich zu formulieren. Oft werden die Ziele sogar gemeinsam mit den Beteiligten smartifiziert oder OKRs (dt. Ziele und Schlüsselergebnisse) ausgearbeitet. Auch sind die Auftragnehmenden in der Lage, die Aufgabe zu erfüllen - schließlich handelt es sich dabei um ihre Kernkompetenz. Die Aufgaben werden im Team interpretiert und gegebenenfalls Rückfragen gestellt, um den Auftrag zu schärfen. Nichtsdestotrotz ergeben sich Missverständnisse, die zu Unfrieden zwischen beiden Parteien führen können.
Die Schwierigkeiten beginnen bereits bei der Unsichtbarkeit von undokumentierten Erwartungen und reichen bis Unverständnis der Auftragnehmenden. Eine Folge kann sein, dass die Lesart der Anforderungen nicht zu dem passt, was gemeint wurde. Wären sich alle Beteiligten den folgenden Schwierigkeiten bewusst, könnten Unstimmigkeiten im Vorhinein geklärt werden.
- Wenn nicht alles ausgedrückt werden kann
Am Anfang steht und Gefühlen, die sich nicht vollständig in Worte und schon gar übertragen lassen. So - z.B. . ,
- Wenn sich hinter den Zielen weitere Erwartungen verstecken
Auch wenn Ziele smartifiziert werden, das heißt Ergebnisse spezifiziert werden, messbar sind, adäquat zu den vorhandenen Mitteln passen, relevant für das Geschäft sind und der Fortschritt getestet werden kann, verbleiben undokumentierte Erwartungen in den Köpfen der Auftraggebenden - Was soll getan werden? Was sollen die Ergebnisse sein? Welche Folgen erhoffen sie sich davon? Die Erwartungen sollten artikuliert und hinterfragt werden.
- Wenn die falsche Sprache genutzt wird
Viele Auftraggebenden beherrschen nur ihren eigenen Fachjargon und sind überrascht, wenn sie nicht verstanden werden. Im ersten Schritt sollte die Wünsche natürlich in der eigenen Sprache aufbereitet sein. Im zweiten Schritt müssen jedoch die Inhalte in die Sprache des Projektteams übertragen werden, da sie ansonsten den Auftrag nicht verstehen KÖNNEN. Es sollte klar werden, was ein Auftrag für die Einzelnen bedeutet. So treffen beispielsweise in übergreifenden Projekten unterschiedliche Fachbereiche aufeinander, die unterschiedliche Qualitäts- und Fachbegriffe und Erwartungen an die Ergebnisse haben. Die Entwicklung legt Wert auf Innovation, die Produktion auf Produzierbarkeit und der Vertrieb auf Verkaufbarkeit. Bereichsspezifische Kriterien führen unweigerlich zu einer unterschiedlichen Bewertung der Ergebnisse.
- Wenn der Auftrag ungehört verhallt
Die Auftragsvergabe erfolgt auf der Grundlage des Projektauftrags. Dadurch fehlen den restlichen Beteiligten ursprünglich strittige Punkte, wodurch Wünsche ungehört verhallen. Zusätzlich werden die Aufgaben über mehrere Ebenen ins Team weitergereicht. Diese , die auf jeder Ebene wiedergibt, was gehört und verstanden wurde, verliert nicht nur wichtige Inhalte, sondern verfälscht sie, was ungewollt Unzufriedenheit vorprogrammiert. Stellen Sie stets sicher, dass persönliche Filter ausgeschaltet werden.
- Wenn das Interesse fehlt
Der Führungsstil hat einen Einfluss darauf, wie motivierend ein Auftrag formuliert wird. Direktive Führungskräfte erwarten keine Nachfragen oder Widerspruch, sondern sofortige Pflichterfüllung. Kooperative Chefs liefern nicht nur den Auftrag, sondern nehmen sich die Zeit, die Aufgabe zu erklären und auf die Bedenken des Teams einzugehen. Die Auftragsunschärfe steigt, wenn die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ignoriert werden. Dabei geht es nicht nur um das voll ausgelastete Tagesgeschäft, das keine Lücken für Zusatzaufgaben lässt. Es geht auch um die Berücksichtigung der Mitarbeitenden mit ihren Kenntnissen, Erfahrungen, Einwänden und deren Interessen, wie beispielsweise Familie, Freundeskreis oder Urlaub. Werden diese Aspekte ignoriert, wird jegliches Engagement im Keim erstickt. Dabei lassen sich die Anforderungen meistens an die Bedürfnisse anpassen.
- Wenn alles anders verstanden wird
Im besten Fall wird alles gehört und das Projektteam geht davon aus, dass sie alles verstanden haben. Selbst dann können sich die angestrebten Ziele der Auftraggebenden und -nehmenden dramatisch unterscheiden. Da nicht die eigentliche Bedeutung ausgetauscht wird, sondern Worte und vielleicht Zahlen, entscheiden die Empfänger über die Bedeutung der Anforderung. Entsprechend dem Sender-Empfänger-Modell und dem Metamodell der Sprache95 durchläuft jeder Auftrag eine Vielzahl von Filtern, die bewirken, dass die Aufgabe verschieden ausgelegt wird. Regelmäßiger Austausch stellt sicher, dass sich beide Parteien sukzessive aneinander anpassen und ein Bild der Ergebnisse haben.
Ohne ständigen Austausch zwischen Auftraggebenden und -nehmenden führen die vorherigen Punkte dazu, dass man die Abweichungen erst am Ende feststellt. Aus diesem Grund bieten sich agile Ansätze an, die eine regelmäßige Abstimmung in kurzen Abständen entlang der Sprints sowie kurze Wege bei Nachfragen ermöglichen.
Fazit: Auftragsunschärfe ergeben sich aus den Schwächen der Kommunikation. Aus diesem Grund sollten die verschiedenen Stadien, in denen die Aufträge sich verzerren und unscharf werden, mit besonderer Aufmerksamkeit durchlaufen werden. Auf der einen Seite sollten die Auftraggebenden davon ausgehen, dass sie nicht alle Aspekte ihres Projekts genau ausdrücken können, sodass sie zuverlässig verstanden werden. Deshalb sollten sie die Rückfragen der Auftragnehmenden aufmerksam berücksichtigen. Auf der anderen Seite sollten die Auftragnehmenden nicht demütig die Anforderungen entgegennehmen und so auslegen, wie es ihnen gerade am geschicktesten ist, sondern Rückfragen stellen und etwaige Bedenken einbringen. Durch diesen wechselseitigen Austausch kommt man schließlich zu einem gemeinsamen Verständnis, wodurch die Auftragsunschärfe so gering wie möglich ausfällt.
Legen Sie Wert auf eine dokumentierte Anforderungsspezifikation, die Aussagen spezifisch messbar, überprüfbar und widerspruchsfrei macht und Tilgungen, Verzerrungen oder Verallgemeinerungen gemäß dem...
