Frank Verwaltungsorganisation

Organisationsmanagement
2. Auflage 2021
ISBN: 978-3-7869-1303-0
Verlag: Maximilian Vlg
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark

E-Book, Deutsch, 264 Seiten

Reihe: Die Studieninstitute für kommunale Verwaltung in NRW

Relativ kurze Zeit nach Veröffentlichung der ersten Auflage dieses Buches erscheint die zweite Auflage, ohne die Erstauflage mit ihren Zielsetzungen, Kerngedanken und Inhalten wesentlich zu verändern.
Es ist nicht verwunderlich, dass dies bereits jetzt sinnvoll erscheint. Wenn Sie sich mit diesem Buch bereits beschäftigt haben bzw. beschäftigen werden, dann haben Sie sicherlich auch festgestellt bzw. werden noch feststellen, dass Organisation ein kontinuierlicher Prozess ist. Die öffentlichen Verwaltungen und Unternehmen befinden sich, ausgelöst durch aktuelle Entwicklungen wie Kundenorientierung, Technisierung, Digitalisierung und Krisensituationen (zz. Pandemie), in einem spürbaren Veränderungsprozess. Dass Verwaltungen reform- bzw. veränderungsfähig sind und dem Bild eines modernen Dienstleistungsunternehmens gerechter werden, zeigt sich zunehmend.
Um den mit den Veränderungs- und Modernisierungsprozessen verbundenen Herausforderungen gewachsen zu sein, gilt es, wie bereits im Vorwort zur ersten Auflage erwähnt, mehr denn je, den Mitarbeiter*innen Verwaltungsorganisation bzw. Organisationsmanagement sowie die Organisations- bzw. Managementinstrumente näherzubringen. Hier nehmen die Studieninstitute und Hochschulen für Polizei und öffentliche Verwaltungen eine besondere Rolle ein.
Mit dieser Auflage sollen einzelne Bereiche aufgegriffen bzw. Abschnitte des Buches aktualisiert und ergänzt werden. In diesem Zusammenhang sind insbesondere Themen wie Change-Management (Veränderungsmanagement), Digitalisierung, Homeoffice (neue Arbeitsformen) und Agilität (agile Organisation) zu nennen.

Autoren/Hrsg.

Frank, Horst

Inhaltsverzeichnis

1. Begriff der (Verwaltungs-)Organisation
2. Substitutionsgesetz der Organisation (Über-/Unterorganisation)
3. Verwaltung als System
4. Ziele der Verwaltung
5. Dienstleistungsunternehmen Verwaltung
6. Aufbauorganisation
7. Ablauforganisation (Prozessorganisation)
8. Grundlagen der Arbeitsverteilung
9. Organisationstechniken (Methoden der Organisation)
10. Kontinuierliche Verbesserung der Organisation
11. Informations-/Kommunikationstechniken in der öffentlichen Verwaltung und E-Government (Digitalisierung)

Leseproben

ORGANISATORISCHE GRUNDLAGEN
IBEGRIFF DER (VERWALTUNGS-)ORGANISATION
1.1ÖFFENTLICHE VERWALTUNG
Sicherlich verknüpfen wir mit dem Begriff öffentliche Verwaltung gewisse Vorstellungen. Oftmals beruhen diese auf Wahrnehmungen oder Erfahrungen. Trotzdem fällt es uns schwer, den Begriff zu definieren. Eine klare und allgemeingültige Begriffsdefinition für Verwaltung ist nicht möglich. Die bis heute in der Rechtswissenschaft gültige Negativdefinition versteht unter öffentlicher Verwaltung die Tätigkeit des Staates oder eines anderen öffentlichen Trägers, die weder Gesetzgebung noch Rechtsprechung ist. Sie ist der Teil der Exekutive, der öffentliche Aufgaben wahrnimmt.1 Zusätzlich kann der Begriff in seiner Bedeutung näher beschrieben werden. Unter öffentlicher Verwaltung werden demnach staatliche Handlungen, die sich auf unterschiedlichste Bereiche des Zusammenlebens und damit auf Angelegenheiten des Gemeinwesens erstrecken, verstanden. Die Handlungen werden durch bestellte Organe2, die gesetzlich gebunden sind, vorgenommen. In Abgrenzung dazu nimmt die „private“ Verwaltung lediglich im eigenen Interesse eigene bzw. Angelegenheiten für andere wahr. 1.2ORGANISATION
Der Begriff Organisation3 ist ein alltäglicher Begriff, den wir in seinen unterschiedlichen Bedeutungen häufig verwenden. Weil wir das tun, kann zunächst unterstellt werden, dass wir ein gewisses Verständnis von Organisation haben. Wenn wir diesen Begriff benutzen, dann tun wir das – ganz bewusst oder intuitiv – in einem gewissen Zusammenhang und für uns ist klar, was darunter zu verstehen ist. Doch was meinen wir eigentlich, wenn wir über Organisation sprechen? Nähern wir uns den unterschiedlichen Bedeutungen des Begriffes durch einige Beispiele: Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie haben mit Ihrem Fahrzeug eine Autowerkstatt aufgesucht und den Eindruck gewonnen, dass diese Werkstatt gut organisiert war. Dann hat sich diese Meinung wahrscheinlich deshalb bei Ihnen gebildet, weil die Autowerkstatt technisch gut ausgestattet war, die Mitarbeiter ihre Aufgaben ggf. durch klare Absprachen (wer macht was und wann) gut und überlegt erledigt haben. Sie haben also wahrgenommen, dass jeder auch bei einer Vielfalt von unterschiedlichsten Aufgaben einen Überblick hatte. Bleiben wir in der Autowerkstatt. Zur Reparatur Ihres Autos ist ein Ersatzteil erforderlich, das nicht auf Lager ist. Der Werkstattleiter bittet den Mitarbeiter, dieses Teil zu organisieren. Dieses Produkt zu organisieren bedeutet, es auf welchem Wege auch immer zu beschaffen bzw. zu besorgen. Eine weitere Bedeutung des Begriffes tritt zu Tage, als wir bei einer Unterhaltung mit einem der Mitarbeiter hören, dass dieser organisiert ist. In diesem Gespräch wollte der Mitarbeiter damit nicht sagen, dass er seine Arbeit gut geordnet hat, sondern vielmehr, dass er z. B. Mitglied einer Gewerkschaft oder auch eines Sportvereins ist. Die Beispiele zeigen, welche unterschiedliche Bedeutung der Organisationsbegriff in unserem täglichen Sprachgebrauch haben kann. Im Rahmen eines einheitlichen Verständnisses wird in der Organisationslehre zwischen vier Betrachtungsweisen unterschieden. 1.3ORGANISATIONSBEGRIFFE
1.3.1ORGANISATIONSBEGRIFF IM INSTITUTIONELLEN SINNE
Der institutionelle Organisationsbegriff betrachtet die Organisation als Ganzes. Betriebswirtschaftlich betrachtet sind Organisationen soziale Gebilde, die mithilfe ihrer dort tätigen Menschen dauerhaft ein bestimmtes Ziel verfolgen. Dieses trifft beispielhaft auf die Stadtverwaltung, Firmen oder Sportvereine zu. DEMNACH IST DIE VERWALTUNG EINE ORGANISATION (INSTITUTION). 1.3.2ORGANISATIONSBEGRIFF IM INSTRUMENTALEN SINNE
Wie unter 1.3.1 ausgeführt, bestehen Organisationen deshalb, um ihre Ziele zu erreichen. Dieses soll möglichst geplant, dauerhaft und geordnet geschehen. Durch Regeln und Strukturen wird eine Ordnung des Zusammenwirkens in einer Organisation sichergestellt. Hierbei handelt es sich um das Zusammenwirken von Menschen miteinander, aber auch von Menschen und Sachmitteln. Wenn wir die Gliederung einer öffentlichen Verwaltung, Dienstverteilungspläne oder Dienstanweisungen (siehe auch später an anderer Stelle) betrachten, ist zu erkennen, DASS DIE VERWALTUNG EINE ORGANISATION HAT. 1.3.3ORGANISATIONSBEGRIFF IM FUNKTIONALEN SINNE
Es besteht die Notwendigkeit, dass die öffentliche Verwaltung als Organisation auch organisiert wird. Darauf zielt der Organisationsbegriff im funktionalen Sinne ab. Er umfasst alle Tätigkeiten, die darauf abstellen, die Menschen (Mitarbeiter der Verwaltung) und die Sachmittel so zu organisieren, dass die Ziele erreicht werden (siehe auch Elemente der Organisation). In der Verwaltung gibt es Tätigkeiten, die darauf ausgerichtet sind. Beispielhaft können hier Anweisungen zur Aufgabenerfüllung (wie tue ich was) oder Organisationsoptimierungen genannt werden. DIE VERWALTUNG WIRD ORGANISIERT. 1.3.4ORGANISATIONSBEGRIFF IM BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHEN SINNE (DEFINITION/BETRACHTUNG)
Die heutige Gesellschaft ist geprägt von unterschiedlichsten Entwicklungen und wird daher in unterschiedlichster Art und Weise beschrieben. Dabei fallen Bezeichnungen wie Industriegesellschaft, Wohlstandsgesellschaft oder, aufgrund der technischen Entwicklungen, Informationsgesellschaft. Unser gesamtes gesellschaftliches Leben findet im Bereich von Organisationen statt und wird demzufolge auch wesentlich von Organisationen, die für unser Leben nahezu unverzichtbar sind, beeinflusst. Als Kind besuchen wir einen Kindergarten, danach die Schule, werden in Betrieben ausgebildet und gehen in unserer Freizeit ins Museum oder spielen Fußball in einem Sportverein. Man könnte daher die o. g. Bezeichnungen problemlos um den neuartigen soziologischen Begriff der Organisationsgesellschaft erweitern. Ein gesellschaftliches Zusammenleben und -wirken von Menschen erfordert jedoch eine gewisse dauerhafte Ordnung bzw. Struktur, ohne sich dabei in eine Abhängigkeit von Einzelpersonen zu begeben. Prägend für Organisationen ist also, dass die Menschen in ihr in der Regel austauschbar sind. Nur so ist eine gewisse Gefährdung der Organisation ausgeschlossen und eine Effizienz sowie Beständigkeit gewährleistet. Unsere heutigen Wirtschafts- und Dienstleistungsbetriebe sowie öffentlichen Verwaltungen sind Organisationen (s. o. Kap. 1.3.1). In ihnen ist eine Arbeitsteilung zu erkennen, sie haben formale Regeln und sind heutzutage meistens nicht abhängig von Einzelpersonen. Trotz der genannten Arbeitsteilung und der damit ggf. verbundenen Zunahme der Zahl sogenannter Fachkräfte ist gerade in der heutigen Zeit die menschliche Arbeit nicht isoliert zu betrachten, sondern immer in einer Form des zielorientierten Zusammenwirkens zu sehen. Zusammenfassend kann daher unter betriebswirtschaftlicher Betrachtung ORGANISATION verstanden werden als •eine DAUERHAFTE •systematische Zuordnung VON MENSCHEN UND SACHMITTELN, •um ein OPTIMALES ZUSAMMENWIRKEN NACH BESTIMMTEN ZIELEN zu erreichen. 1.4BEGRIFFSUNTERSCHEIDUNG ORGANISATION, DISPOSITION, IMPROVISATION
Die Arbeitsabläufe bzw. Arbeitsprozesse in einer Organisation sind zu regeln. Hierbei wird in der Organisationslehre zwischen drei Arten4 unterschieden. 1.4.1ORGANISATION
Beispiel Im Bürgeramt der Stadt X werden u. a. jährlich 3000 Kraftfahrzeuge angemeldet. Egal, wer sein Kraftfahrzeug anmeldet bzw. welches Kraftfahrzeug angemeldet wird, der Arbeitsablauf bzw. die Tätigkeiten, die mit dieser Aufgabe verbunden sind, bleiben in der Regel gleich. Es ist naheliegend, dass es für gleichbleibende und sich regelmäßig wiederholende Arbeitsabläufe und die damit verbundenen Tätigkeiten sinnvoll ist, vorausschauende, generelle und verbindliche Regelungen festzulegen. Diese überwiegend langfristigen Regelungen stellen ein einheitliches, stabiles Handeln sicher, tragen zur Dienstleistungsqualität bei und entsprechen insofern auch den Bedürfnissen der Mitarbeiter nach Sicherheit im Rahmen einer „richtigen“ Aufgabenerledigung. Dennoch ist anzumerken, dass diese Regelungen auch die Flexibilität einschränken können. ORGANISATION BEDEUTET DIE SUMME ALLER VORAUSSCHAUENDEN, GÜLTIGEN UND LANGFRISTIG GELTENDEN GENERELLEN REGELUNGEN ZUR AUFGABENERFÜLLUNG/ERREICHUNG VON ZIELEN.5 Weitere Beispiele: –Bei Anmeldung eines Kraftfahrzeuges ist der Kraftfahrzeugschein vorzulegen. –Der Dienstverteilungsplan –Die Arbeitszeitordnung...

Über Autor(innen)

Als Diplom-Verwaltungswirt und Personalbetriebswirt kann Horst Frank auf langjährige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung zurückblicken. Durch eine mehrjährige Tätigkeit in der Sozialverwaltung mit intensivem Kundenkontakt kennt er das Verwaltungsgeschäft sowohl aus Sicht der Fachverwaltung als auch aus Sicht der sogenannten Querschnittsverwaltung, wo er in den Bereichen "Neue Steuerung/Verwaltungsreform" und "Organisations- und Personalentwicklung" beschäftigt war bzw. ist.
Gegenwärtig ist er als Beamter des höheren Dienstes im Bereich Personalmanagement verantwortlich tätig. Horst Frank verfügt als nebenamtlicher Dozent in der Aus- und Fortbildung am Studieninstitut Ruhr über langjährige Lehrerfahrung, u. a. in den Fächern Organisation, Verwaltungsmanagement sowie Handlungs- und Sozialkompetenz.