E-Book, Deutsch, 264 Seiten, E-Book
Reihe: Haufe Fachbuch
Grundlagen und Instrumente
E-Book, Deutsch, 264 Seiten, E-Book
Reihe: Haufe Fachbuch
ISBN: 978-3-648-16538-6
Verlag: Haufe
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark
Dipl.-Kfm. Reinhard Bleiber war jahrelang Leiter Finanzen und Controlling in einem mittelständischen Unternehmen. Er ist Autor verschiedener Fachbücher und Fachbeiträge zum Thema Unternehmensführung, Controlling und Rechnungswesen.
Autoren/Hrsg.
Fachgebiete
Weitere Infos & Material
1 Was macht eigentlich ein Controller?
Die eigentliche Funktion des Controllings als Unternehmenssteuerung wird in Deutschland oft übersehen. Durch die falsche Übersetzung der englischen Bezeichnung als »Kontrolle«, aber auch weil ein Teil der Controllingaufgaben die Überwachung von Zielerreichung und Planerfüllung beinhalten, wird der Controller oft als Kontrolleur gesehen. Das macht die notwendige Zusammenarbeit zwischen Controller und den Fachbereichen problematisch.
Der Controller unterstützt die Fachleute in ihren jeweiligen Verantwortungsbereichen dabei, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Er bereitet, selbstverständlich in Absprache mit den Kollegen in den Fachabteilungen, regelmäßig oder bei Bedarf die Informationen vor, die für die Entscheidungen notwendig sind. Gleichzeitig weist er auf Fehlentwicklungen hin. Diese Fehlentwicklungen erkennt der Controller anhand von Vergleichen, die er durchführt. Damit spielt das Controlling eine wichtige Rolle bei der Steuerung eines Unternehmens.
Bei der Planung aktiv werden
Die Überwachung ist somit nur eine von vielen Funktionen, die das Controlling hat. Mit Planungen und Budgets hilft der Controller, das Unternehmen zu steuern. Viele Entscheidungen werden im Controlling vorbereitet. Wenn Sie als Experte in der Fachabteilung nicht schon bei der Entscheidungsvorbereitung, bei der Planung und Budgetierung Einfluss nehmen, sondern erst bei der Überwachungsfunktion aktiv werden, ist es zu spät. Die Steuerung der Unternehmensaktivitäten beginnt mit der Planung aller relevanten Vorgänge. Die Planzahlen werden mit den erreichten Werten verglichen, die Abweichungen werden analysiert. Durch seine umfangreiche Erfahrung kann der Controller bei der Lösung von Problemen mitarbeiten und entsprechende Entscheidungen vorbereiten.
Die Aufgabe des Controllers ist es, den Fachleuten in Vertrieb, Einkauf, Produktion, Forschung und Entwicklung usw. die Entscheidungsvorbereitung und die Suche nach Schwachstellen abzunehmen. Dann können diese sich vollständig auf ihre eigenen Tätigkeiten konzentrieren. Außerdem wendet der Controller ein wissenschaftlich geprüftes und anerkanntes Instrumentarium an. Mit seinem Wissen kann er auch fremde Aufgabenbereiche effektiv untersuchen. Dazu benötigt er die Unterstützung der dort tätigen Fachleute.
Wie Abbildung 1 zeigt, bildet das Vorbereiten von Entscheidungen das Zentrum der Controllingaufgaben. Die Überwachung ist nur eine der flankierenden Funktionen des Controllings und nur gemeinsam mit den anderen Tätigkeiten ergibt sich das Gesamtbild des Controllers.
Abb. 1: Die wichtigsten Aufgaben des Controllers
1.1 Wie steuert der Controller die Unternehmensaktivitäten?
Sie sollten die Stellung des Controllings nicht überbewerten. Wenn es auch manchmal anders aussieht: Nicht der Controller steuert das Unternehmen, sondern die Geschäftsführung. Nicht der Controller bestimmt die Tätigkeiten in den Fachabteilungen, sondern die Fachleute vor Ort. Die Geschäftsführung und die Fachleute nutzen das Controlling, um die einzelnen Aktivitäten, also auch Ihre, im Unternehmen auf die Unternehmensziele auszurichten. Dabei wird keine hierarchische Ebene ausgespart. Das für den Vertrieb zuständige Vorstandsmitglied einer AG muss sich ebenso mit den Controllern auseinandersetzen wie etwa der Sachbearbeiter im Vertriebsinnendienst oder der Außendienstmitarbeiter.
Das Controlling verfügt über zwei Steuerungsinstrumente: die Planung und die Budgetierung:
- In der Planung wird versucht, die Entwicklung verschiedener Parameter für einen Planungszeitraum vorherzusagen. Eine solche Vorhersage kann nur erfolgreich sein, wenn dabei die Kenntnisse der Fachleute in den einzelnen Abteilungen berücksichtigt werden. Der Planungsprozess bewegt sich unter der Leitung der Controllingabteilung in der Hierarchie eines Unternehmens also von unten nach oben (bottom up).
- Durch die Budgetierung wird die Planung in Verantwortung umgesetzt. Entspricht das Planungsergebnis den Vorstellungen der Chefetage, werden die einzelnen Planwerte von oben nach unten (top down) auf die verantwortlichen Mitarbeiter verteilt. Das Unternehmensziel, das als Grundlage für die Planung gedient hat, wird in viele kleine Ziele aufgespalten. Diese werden vor Ort umgesetzt.
Abb. 2: Bottom up und top down
Bei der Planung werden viele Parameter berücksichtigt. Zusätzlich existieren Abhängigkeiten zwischen den Parametern, den beteiligten Abteilungen und den externen Kräften am Markt. Diese Abhängigkeiten muss der Controller in den Planungsprozess einbeziehen. Gleichzeitig muss er versuchen, mit dem Gesamtergebnis möglichst nah an die Unternehmensziele zu gelangen. Die Budgetierung stellt sicher, dass die Planung und die übergeordneten Ziele auch erreicht werden. Das funktioniert nur, wenn Sie die Verantwortung erhalten für Teilziele, die Sie auch wirklich beeinflussen können. Dafür muss der Controller sorgen. Er schafft für die verantwortlichen Fachleute einen zusätzlichen Freiraum, denn diese dürfen sich innerhalb der Budgets frei bewegen.
1.2 Warum überwacht das Controlling die Unternehmensaktivitäten?
Wenn Sie einen Plan erstellen, müssen Sie später auch feststellen, ob Sie die gesetzten Planziele erreicht haben. Nur wenn Sie Ihre Ziele regelmäßig überwachen, erkennen Sie Abweichungen von der Planung früh genug, um im Falle negativer Differenzen die Entwicklung umkehren oder im Falle positiver Abweichungen den Trend wirksam unterstützen zu können. Das erlaubt es Ihnen, Ihre Abteilung, Ihren Verantwortungsbereich rechtzeitig auf die Veränderungen einzustellen und die negativen Auswirkungen einer Abweichung vom Plan abzumildern.
Dabei dürfen Sie sich nicht nur auf die Kosten oder andere in Euro gemessene Größen konzentrieren. Überwachen Sie auch andere Werte, wie z. B. Ihre Leistungsqualität und die Termine Ihrer Projekte, die nicht sofort in Geldeinheiten bewertet werden.
Ist Ihnen das zu viel Aufwand? Dann übertragen Sie diese Aufgaben doch dem Controlling. Dort existieren die passenden Strukturen. Die Controller haben die richtige Ausbildung dafür und die Überwachung ist eine ihrer Aufgaben. Die Überwachungsfunktion des Controllings trägt erheblich zu einer realistischen Planung bei, denn wenn eine Überprüfung des Ergebnisses nicht zu erwarten ist, neigen die planenden Mitarbeiter dazu, die zukünftigen Daten eher zu positiv darzustellen. Eine zu positive Planung ist bequem, denn sie stellt die Unternehmensführung zufrieden und erspart Ihnen Diskussionen, führt aber nicht dazu, dass das Unternehmensziel erreicht wird.
1.2.1 Realitätsnahe Planungen
Die Unternehmensleitung hat aber ebenso wie Sie als Betroffener ein Interesse an möglichst realistischen Plänen. Wie soll sonst die Steuerung Ihrer Abteilung und des gesamten Unternehmens in den Erfolg gelingen? Wenn der verantwortliche Mitarbeiter jedoch weiß, dass er spätestens am Ende der Planperiode einen Vergleich der abgegebenen Planwerte mit den Istdaten vertreten muss, werden die abgegebenen Werte realistisch und die Schritte zur Erreichung des Unternehmensziels fundiert planbar.
Abb. 3: Informationsfluss vom Controlling in die Fachabteilung
1.2.2 Optimierte Planung durch gesicherte Daten
Der Planungsprozess verläuft kontinuierlich. Noch vor dem Ende des laufenden Planjahres wird erneut geplant. Die Erkenntnisse aus den vergangenen Jahren können nur dann in die neue Schätzung einfließen, wenn sie bekannt sind. Die Qualität der Planung verbessert sich kontinuierlich. Voraussetzung dafür ist, dass eine permanente Überwachung aller geplanten Aktivitäten erfolgt. Das ist die Aufgabe des Controllings.
- Eine regelmäßige Überwachung der Istwerte und ihr Vergleich mit den Planwerten lässt Abhängigkeiten zwischen den geplanten Werten erkennen. Das Controlling ermittelt daraus Formeln und Regeln für die kommende Planung.
- Die Beobachtung der Werte durch das Controlling führt bei den Experten in den einzelnen Abteilungen zu realistischen Einschätzungen; sie allein können eine Planung ihrer Angelegenheiten sinnvoll durchführen.
- Werden Abweichungen zwischen den geplanten und den erzielten Werten rechtzeitig erkannt, können auch rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden.
- Durch die permanente Beschäftigung mit den geplanten Werten werden die Größen erkannt, die auf die Ergebnisse der wirtschaftlichen Tätigkeit Einfluss nehmen. Solche Parameter sind z. B. Ausgaben für das Marketing, die sich auf den Umsatz auswirken, oder die Geschwindigkeit einer...
