Beck-Rappen / Sté / Etrillard Büro-Effizienz
1. Auflage 2017
ISBN: 978-3-87387-886-0
Verlag: Junfermannsche Verlagsbuchhandlung
Format: EPUB
Kopierschutz: 0 - No protection
In 10 Tagen zum schlank organisierten Büro
E-Book, Deutsch, 208 Seiten
ISBN: 978-3-87387-886-0
Verlag: Junfermannsche Verlagsbuchhandlung
Format: EPUB
Kopierschutz: 0 - No protection
Bürozeitvertreib Nummer eins ist immer noch das Suchen. Es gibt Menschen, die ihren Schreibtisch mit Papierstapeln schmücken, um anderen gegenüber eine hohe Beschäftigung zu signalisieren. Andere verfahren mehr nach dem Motto: „Das Genie beherrscht das Chaos!“ In der Arbeitswelt kann Unordnung jedoch die Karriere blockieren, denn ein chaotischer Schreibtisch kostet das Vertrauen anderer Menschen in die Arbeitsqualität. Und langes Suchen macht nicht nur unzufrieden, auch die eigentliche Arbeit bleibt liegen. Dieses Buch unterstützt Sie dabei, Ihre Arbeitsumgebung, Arbeitsunterlagen und Ihren Arbeitstag so zu strukturieren, dass Sie Zeit gewinnen. Statt einer Marathon-Umstellung lernen Sie, jeden Tag eine Kurzstrecke einzulegen. Sie haben mit jedem erreichten Zwischenziel ein Erfolgserlebnis und schauen nach nur zehn Kurzstrecken auf ein geordnetes Büro. Gäbe es „Deutschland sucht den Büro-Effizienzexperten“, könnten Sie sich jetzt um diesen Titel bewerben.
Autoren/Hrsg.
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Weitere Infos & Material
1;Cover;1
2;Inhalt;6
3;Einleitung;8
3.1;1. Was kann ich fu?r den ersten Bu?ro-Effizienztag vorbereiten?;9
4;1. Tag – Stimmt mein Arbeitsplatz-Ambiente?;10
4.1;2. Was sortiere ich aus?;10
5;2. Tag – Welche Grundregeln unterstu?tzen meine Arbeitsplatz-Organisation?;13
5.1;3. Hat alles seinen festen Platz?;13
5.2;4. Steht alles systematisch und nur Wichtiges auf VIP-Plätzen?;13
5.3;5. Wohin mit meinem Lesestapel?;14
5.4;6. Was sollte ich beim Thema Ordner beachten?;15
5.5;7. Ist eine Beschriftung mit Bleistift ausreichend?;15
5.6;8. Wohin mit Unterlagen, die ich „zwischenparken“ muss?;15
6;3 .Tag – Papierunterlagen schneller finden, wie geht das?;20
6.1;9. Gibt es optische Suchhilfen?;21
6.2;10. Wohin mit Visitenkarten und Adressen?;22
7;4. Tag – Aufgaben, Gedanken und u?berall Zettel, wie behalteich den Überblick?;25
7.1;11. Immer wieder Letzte-Minute-Aufträge – wie gehe ich mit meiner Aufschieberitis um?;27
7.2;12. Wie gehe ich mit meiner Tageskröte um?;27
7.3;13. Wie kam es, dass ich mich trotzdem mit etwas anderem als dem Geplanten beschäftigt habe?;28
7.4;14. Was tun, wenn alles auf einmal fertig werden muss?;28
7.5;15. Wie erstelle ich meinen Tageskompass?;29
7.6;16. Wie vermeide ich es, mich ständig zu verzetteln?;30
7.7;17. Wie schaffe ich es, die Zeiten einzuhalten?;31
8;5. Tag – Tages-, Wochen- und Monatsplanung, was ist sinnvoll?;33
8.1;18. Wie viel Zeit verplane ich fu?r Aufgaben des nächsten Tages?;34
8.2;19. Wie lange darf eine Aufgabe dauern?;35
8.3;20. Wie komme ich mit meiner Zeit besser aus, wie setze ich Prioritäten?;36
8.4;21. Woran erkenne ich den Unterschied zwischen dringend und wichtig?;36
8.5;22. Muss ich wirklich alles selbst erledigen?;38
8.6;23. Wie plane ich meinen Arbeitstag?;39
8.7;24. Wie plane ich meine Woche?;40
8.8;25. Was ist fu?r die Monats- und Jahresplanung wichtig?;41
9;6. Tag – Wie erhalte ich mir einen aufgeräumten Schreibtisch?;43
9.1;26. Arbeiten ohne Stapel – wie mache ich das?;44
9.2;27. Mit welcher Technik komme ich aus dem Entscheidungsstau heraus?;45
10;7. Tag – Bermudadreieck PC, ein fu?r andere unsichtbares Chaos?;47
10.1;28. Wie erarbeite ich eine Ablagestruktur fu?r den PC?;47
10.2;29. Wie benenne ich Dateien?;50
10.3;30. Wie strukturiere ich meine E-Mails?;51
10.4;31. Was mache ich mit alten Dateien?;52
11;8. Tag – Wie werde ich schneller und wo lässt sich Zeit sparen?;53
11.1;32. Sind 100 % Perfektion immer nötig?;54
11.2;33. Wie lässt sich die Dauer von Besprechungen beeinflussen?;54
11.3;34. Seitenweise Protokoll – wann soll ich das noch lesen / schreiben?;55
11.4;35. Wie spare ich Zeit am Telefon?;56
11.5;36. Wie spare ich Zeit in der schriftlichen Kommunikation?;58
12;9. Tag – Wie gehe ich mit den ständigen Unterbrechungen um?;60
12.1;37. Wer oder was stört denn da ständig?;60
12.2;38. Wie sorge ich fu?r Zeitpuffer am Tag?;63
12.3;39. Wie gehe ich mit den vielen E-Mails effizient um?;64
12.4;40. Mal am Stu?ck etwas abarbeiten – wie schaffe ich das?;68
12.5;41. Wie werde ich den Erwartungen anderer gerecht?;69
12.6;42. Abgrenzen und Nein-Sagen lernen – wie mache ich das?;69
13;10. Tag – Wie kann ich kontinuierlich effizienter werden?;73
13.1;43. Wie schaffe ich Ordnung im Ordner?;73
13.2;44. Bei wem befindet sich denn jetzt eine entnommene Unterlage?;76
13.3;45. Kopierpapier leer – wie steuere ich Verbrauchsmaterial?;77
13.4;46. Wie gehe ich an seltene Aufgaben heran?;78
14;Ende;81
4. Tag: Aufgaben, Gedanken und überall Zettel, wie behalte ich den Überblick?
Wissenschaftler fanden heraus, dass uns täglich 60.000 Gedanken durch den Kopf gehen. Beruhigend ist, dass nur etwa 5.000 davon neue sind. Damit Wichtiges nicht vergessen wird, zieren oft Haftnotizen Bildschirme, Pinnwände oder Eingangstüren. Je nachdem, wie lange sie dort schon hängen, fallen sie von alleine ab oder werden schlicht überlesen. In der Formulierung „... nicht vergessen!“ liegt schon eine ungünstige Selbstprogrammierung. Das Gehirn kann ein „nicht“ nicht filtern. Denken Sie jetzt nicht an eine Zitrone. Ist es Ihnen gelungen? Leichter wird der Überblick mit zettelfreiem Arbeiten. Sieht doch allein optisch schon viel ordentlicher an Ihrem Arbeitsplatz aus. Unordnung begünstigt nämlich „Aufschieberitis“ (Prokrastination). Aufgeschobene Entscheidungen sorgen für Stapel, für Haftnotizen als Denkzettel, für Stau. Aufgaben aufzuschieben kann an der inneren Stimme liegen, die Ihnen zuruft: „Mach das perfekt!“, „Streng dich an!“, „Beeil dich!“ oder: „Mach es den anderen recht!“. Kommt Ihnen einer dieser Sätze besonders bekannt vor? Schauen wir uns den Antreibersatz Perfektion näher an. Wann ist eine Aufgabe so gut erledigt, dass gut gut genug ist? Perfektion ist aufwendig, sie bindet Energie und wirkt wie eine Erledigungsblockade. Niemand ist immer und in allem perfekt. Keine Sorge – falls Sie von Prokrastination befallen sind, kommen Sie auch ohne Psychiater zurecht. Begegnen Sie Ihrer inneren Stimme mit einer neuen Strategie und mit Erlaubenssätzen. Antreibersatz: Sei perfekt! Erlaubenssatz:
Niemand ist perfekt, auch ich darf Fehler machen.
– Setzen Sie sich für Leistungen und Genauigkeit realistische Standards. – Prüfen Sie die Detailtiefe: Ist es notwendig (welche Not wenden Sie ab), die Aufgabe so detailliert zu bearbeiten?
Antreibersatz: Streng dich an! Erlauben Sie sich den Gedanken:
Ich erreiche mein Tagesziel einfach, indem ich mir Zeit nehme, Pausen mache und auf mich mehr achte.
– Gehen Sie verantwortungsvoll mit Ihrer Tagesenergie um. – Arbeiten Sie mit einer realistischen Aufgabenliste.
– Behalten Sie Ihr Tagesziel im Auge. – Halten Sie Ihre Arbeitszeit ein, statt Überstunden aufzubauen. – Genießen Sie Ihre Freizeit. Antreibersatz: Beeil dich! Erlaubenssatz:
Ich darf mir Zeit nehmen und auch Pausen machen. Manches darf auch länger dauern.
– Zerlegen Sie große Aufgaben in Abschnitte. – Planen Sie Termine angemessen, setzen Sie sich Zwischenziele. – Nehmen Sie Tempo raus, sprechen Sie beispielsweise bewusst langsam. Antreibersatz: Mach es anderen recht! Erlaubenssatz:
Ich darf meine Bedürfnisse und Standpunkte ernst nehmen. Ich bin o. k., auch wenn jemand unzufrieden mit mir ist. Ich darf es auch mir recht machen.
– Fragen Sie den anderen, was er erwartet, statt die Ausarbeitung zu erraten. – Bitten Sie andere um einen Gefallen. – Lernen Sie Nein-Sagen (das kommt am neunten Tag). – Setzen Sie freundlich und bestimmt Grenzen. 11. Immer wieder Letzte-Minute-Aufträge – wie gehe ich mit meiner Aufschieberitis um?
Und wieder ist ein Tag vorbei – die Steuererklärung ist immer noch nicht erledigt. „Morgen, ja, gleich morgen werde ich mich darum kümmern!“ Wie oft haben Sie sich das schon versprochen? Lästiges wird nicht besser, schöner, kleiner, wenn es hinausgeschoben wird. Je länger Lästiges verschoben wird, desto schwerer fällt es, damit anzufangen. Sie haben es mit Ihrem „inneren Schweinehund“ zu tun und eigentlich hat er eine positive Absicht. Positiv? Ja, er will Sie vor Überanstrengung und langweiligen Arbeiten schützen. Er hat die Aufgabe des Komfortzonenbewachers übernommen. Deshalb lässt er sich auch so viele Ablenkungen einfallen: schnell mal E-Mails prüfen und bearbeiten – ist ja wichtig –, dann kurz mal in Facebook oder Xing schauen – nur nichts verpassen –, kurz jemanden anrufen – schon ist das Tagesende erreicht. Fragen Sie sich nach Ihrem übergeordneten Ziel. Wenn Sie schon diese Arbeit machen, für welches übergeordnete Ziel (z. B. Eigenheim abgezahlt in x Jahren) ist es lohnenswert, das weiterhin zu tun? Mit Zielen und wie Sie diese gehirngerecht formulieren beschäftigen wir uns am fünften Tag. Was wäre möglich, wenn Sie die Steuererklärung, die Präsentation, den Vortrag ... schon heute fertig hätten? Wie würde sich die erledigte Aufgabe anfühlen? Womit würden Sie sich dann gerne beschäftigen? 12. Wie gehe ich mit meiner Tageskröte um?
Versuchen Sie es mit der Salami-Taktik – täglich ein Scheibchen des Gesamtprojekts und am Ende ist „die Steuererklärung gegessen“ statt vergessen. Zerlegen wir die Steuererklärung in Teilprojekte. Wie wäre es, heute mit der Anlage Werbungskosten zu beginnen. Für den nächsten Tag nehmen Sie sich als Ziel, die Anlage Sonderausgaben fertigzustellen. Jetzt ist für Sie leichter überschaubar, wann das Gesamtprojekt „Einkommensteuererklärung“ erledigt ist. Auch Ihr innerer Schweinehund wird Sie bei überschaubaren Arbeitsvorhaben eher gewähren lassen als Sie abzuhalten. Durch diese Variante von einzelnen kleinen Teilprojekten erreichen Sie schnell Zwischenziele, die alle zusammen schließlich am Ende den erfolgreichen Abschluss des Gesamtprojektes ergeben. Der psychologische Trick: Sie kommen Ihrem Ziel Stück für Stück näher. Belohnen Sie sich für das Abarbeiten Ihrer „Tageskröte“ am Ende des Arbeitstages mit einer schönen Freizeitaktivität. 13. Wie kam es, dass ich mich trotzdem mit etwas anderem als dem Geplanten beschäftigt habe?
Die Antwort liegt schon zum Teil in dem Wörtchen „beschäftigt“. Ihr innerer Schweinehund ist erfinderisch, es gibt doch immer etwas zu tun. Sie hatten ja auch nur kurz vor, sich mit einer angenehmeren Arbeit aufzuhalten. Da kann es schon mal passieren, ein Zwischenziel zu vernachlässigen. Doch wie hat er es geschafft, Sie von der geplanten Aufgabe abzuhalten? Werden Sie sich über Ihre Vermeidungsstrategien klar und fragen Sie sich: Wann genau bin ich undiszipliniert? Was genau tue ich, wenn ich meiner Aufgabe ausweiche? Wie genau lenke ich mich ab? Schreibe ich überflüssige E-Mails, telefoniere ich oder recherchiere ich im Internet? Wie fühle ich mich dabei? Überfordert? Unfähig? 14. Was tun, wenn alles auf einmal fertig werden muss?
Die Frage klingt nach einem hohen eigenen Anspruch, alles fertigzubekommen und es möglicherweise jedem recht zu machen. Frieda Freudensprung zum Beispiel gerät ständig unter Erledigungsdruck. Bittet ein Kollege sie um einen Gefallen, stellt sie ihre eigentlich wichtige Aufgabe zugunsten des leicht zu erledigenden Randproblems hinten an. Sie hält es auch nicht gut aus, wenn jemand drängelt und ihr durch nachhaltiges Fordern den letzten Nerv raubt. Nach dem Kindergarten-Motto „Wer am lautesten ruft, bekommt die meisten Kekse!“ hat Sie keine Lust mehr, sich das weiter anzuhören und gibt nach, erfüllt anderen einen Wunsch. Was hat der andere gelernt? Genau: Nerven lohnt sich. Und sie, macht sie ihrem Namen Ehre? Am neunten Tag beschäftigen wir uns mit dem Nein-Sagen. Statt planlos nach dem Zufallsprinzip auch nebensächliche Aufgaben zu erledigen, durchbrechen Sie mit einer Aufgabenliste den Erledigungs-Dunst und kennen bereits am Vortag des Arbeitstages, was als Erstes zu erledigen ist. Diese am Vortag ausgedruckte Liste ist der Tageskompass. 15. Wie erstelle ich meinen Tageskompass?
Zunächst brauchen Sie einen Überblick, was genau heute ansteht. Fällt Ihnen gerade ein, was Sie noch zu erledigen haben, notieren Sie diese Aufgabe in genau einer (!) Liste. Züchten Sie bitte keine weiteren Informations-Nester. Alles hat seinen Platz, auch Ihre Aufgaben. Diese eine Liste kann Ihre Outlook-Aufgabenverwaltung sein, ein Notizbuch, das Sie handschriftlich führen, eine Excel- oder Wordliste. Spalten unterstützen Sie in der Aufgabenplanung. Was? ...
